Дмитрий Пшиченко, «Локомотивные технологии»: Мы экономим миллионы рублей в год с ECM-системой Directum

− Cтоит признать, что у нас в стране большинство решаемых с помощью ЕСМ-систем задач ограничиваются именно документооборотом. Термин «ЕСМ» до сих пор применяется в основном к задачам автоматизации управления организационно-распорядительными документами. Это можно считать одной из самых ярких и специфических черт российского рынка управления контентом. При этом эффект достигается лишь на нижнем, операционном уровне управления. Мы же рассматриваем ЕСМ-систему несколько шире, в частности, как концепцию, в рамках которой основное внимание уделяется стратегиям и методам работы со всеми видами информации. Такой подход позволяет получить эффекты одновременно на всех уровнях управления – стратегическом (долгосрочном), функциональном (среднесрочном) и операционном (краткосрочном).

− Если говорить о нижнем (краткосрочном) уровне управления, мы оптимизировали и централизовали потоки информации между организациями холдинга, обеспечили быстрый доступ к информации для территориально распределенных по всей стране подразделений, упростили и облегчили взаимодействие сотрудников в команде, создали удобное рабочее виртуальное пространство. В результате чего существенно сократилось время на согласование документов, возросло качество оказываемых услуг, повысилась исполнительская дисциплина, а, следовательно, и эффективность работ.

− В первую очередь это контроль исполнения поручений, повышение прозрачности бизнес-процессов и управляемости бизнеса в целом. Доступность информации обеспечивает легкость принятия решений и планирования и, как следствие, улучшение производственных показателей.

ЕСМ – это основа для развития бизнеса, она обеспечивает его интегрированность и инновационную активность, позволяет наращивать конкурентные преимущества за счет экономии на издержках, коммерциализировать новые идеи и фокусироваться на повышении эффективности деятельности предприятия в целом.

− Точно рассчитать влияние системы на прибыльность бизнеса довольно сложно. Однако если сложить эффект от повышения производительности труда работников, существенную экономию времени на согласование документов и сокращение затрат на расходные материалы, то это, по нашим подсчетам, выливается ежегодно в десятки миллионов рублей.

− В 2014 году группа компаний «ЛокоТех» получила на полное сервисное обслуживание большую часть локомотивного парка РЖД. Под нашу ответственность перешли обязательства по всем видам текущих ремонтов и технического обслуживания локомотивов, а это свыше 15 000 единиц оборудования. Для эффективного управления потоками информации, поступающей из разных источников и в различных форматах, требовался современный и технологичный инструмент. Тогда мы и задумались о создании единой корпоративной системы управления контентом и электронным взаимодействием.

− Сегодня «ЛокоТех» − одна из 400 крупнейших российских компаний. Ежедневно у нас формируется 10-ки тысяч документов – не каждая ECM-система справится с таким объемом. Поэтому основными критериями были высокая масштабируемость и функциональность, а также надежный и безопасный электронный архив. В условиях реальной эксплуатации было протестировано шесть ведущих отечественных и зарубежных ЕСМ-систем. Среди них Directum полностью отвечала всем заявленным критериям. В ее пользу выступил широкий функционал – порядка 60 готовых модулей, – наличие лояльных клиентов, открытость платформы и интуитивно понятный интерфейс: в ходе проекта планировалось подключить свыше 5000 пользователей с разным уровнем компьютерной грамотности.

− В первую очередь мы выбирали надежного партнера с успешным опытом реализации проектов, аналогичных нашему. О его высокой компетенции, как правило, свидетельствуют положительные референтные отзывы. Во-вторых, ориентировались на компанию, способную гибко подходить к внедрению, анализировать и выявлять «узкие места», оказывать качественные консалтинговые услуги. В-третьих, оценивали адекватность ценового предложения. По результатам выбора, предпочтение было отдано компании «МайТэк», предложившей лучшее сочетание квалификации, цены и качества.

− Первым этапом реализован пилотный проект внедрения системы в УК «Локомотивные технологии» и 4 дочерних компаниях в Москве. Начали с автоматизации простых стандартных задач – процессов канцелярии, работы с поручениями, договорными документами, организационно-распорядительной документацией и т.п. На последующих этапах решение тиражировалось на остальные компании холдинга – 10 заводов «Желдорреммаш» и 12 филиалов «ТМХ-Сервис» (92 сервисных локомотивных депо по всей стране). Общий охват составил более 25 технических и бизнес-решений и порядка 5000 пользователей.

На сегодняшний день цель − перейти на полностью безбумажный документооборот. И здесь перед нами стоят серьезные организационные задачи, которые поможет решить Directum.

− Сейчас уже можно с уверенностью сказать, что выбор был правильным как в отношении системы, так и в отношении интегратора проекта. Профессионализм и технологичность работы «МайТэк» обеспечили видимые результаты на каждом из этапов. Не так давно мы обобщили основные показатели эффективности и опубликовали аналитическую статью, в которой подробно рассказали о том, как шли работы по внедрению системы Directum, каких эффектов удалось достичь, и привели некоторые статистические данные, подтверждающие растущую перспективность проекта.