Решение Directum RX Делопроизводство

Легкое занесение и регистрация документов

В Directum RX можно быстро занести документы, полученные по электронной почте, с курьером или через сервисы обмена.

При занесении в систему искусственный интеллект за человека заполняет карточки документов, например определяет вид документа и содержание, указывает данные корреспондента и адресата. Делопроизводителю остается

Проверка данных, извлеченных искусственным интеллектом

Если на этапе проверки делопроизводитель находит ошибку в комплекте, например, нарушение порядка следования или ориентации страниц, ее легко исправить. Кроме того, Directum RX помогает быстро выделить приложения в отдельные документы или, наоборот, объединить их.

Перекомплектование документов в системе

После формирования верного комплекта делопроизводитель за пару кликов регистрирует документ в системе. Регистрационный номер документа сразу проставляется в нужном для компании формате.

Рассмотрение документов и выдача поручений

Directum RX организует работу с документом на протяжении всего жизненного цикла: рассмотрение, выдача поручений, их исполнение и контроль выполнения работ. После регистрации входящего документа создается задание на рассмотрение руководителем. В карточке задания он может быстро ознакомиться с документом и принять решение по нему. Документ открывается:

• в локальном редакторе, если установлен веб-агент;
• в онлайн-редакторе, если в компании настроена интеграция с ONLYOFFICE и Р7-Офис;
• в окне предпросмотра.

Формирование проекта резолюции с применением искусственного интеллекта 

По вынесенной резолюции система формирует поручения. С их помощью можно контролировать ход исполнения и проверять сделанные работы. Также для мониторинга используются списки поручений, наглядные виджеты и отчеты. Всё это помогает соблюдать нормативные требования к срокам. А когда исполнитель не успевает выполнить работы, он может запросить продление срока или передать работы другому сотруднику. По завершении работ система оповещает контролера и автора поручения.

Для руководителей в Directum RX можно настроить виртуальных помощников. При отправке такому руководителю поручения система генерирует черновик подчиненного поручения для реального исполнителя. Интеллектуальные сервисы в составе Directum RX обучаются самостоятельно в процессе работы: чем больше руководитель отправляет поручений, тем точнее определяется исполнитель.

Отправка исходящих документов

Для создания документов в системе есть шаблоны, данные подставляются в них автоматическии. Это сокращает время на подготовку документов.

Документ не нужно носить по кабинетам, собирая подписи. Достаточно отправить его на согласование по регламенту. Он настраивается под каждую компанию индивидуально.

Благодаря интеграции Directum RX с сервисами обмена документы могут отправляться из системы внешним адресатам. Это помогает организовать прозрачное согласование с контрагентами, сократить время обработки и доставки, контролировать возврат документов.

Для отправки бумажных документов в системе можно подготовить лист рассылки с перечнем адресатов, конверты или реестр почтовых отправлений. Сотруднику остается распечатать конверты и вложить в них документы.

Лист рассылки с перечнем адресатов и их адресов

Работа с внутренними документами

Для отправки документа на согласование и подписание достаточно выбрать готовое правило и стартовать процесс. Система сама определит участников и отправит им задания. После согласования документ подписывается руководителем или его заместителем. Оформить доверенность на подписание документов для заместителя можно прямо в Directum RX.

После подписания документ отправляется на ознакомление. Можно выбрать вариант отправки в электронном или в бумажном виде под личную подпись. Также в системе можно:

• быстро формировать бланк сотрудникам под подпись — составлять список вручную уже не придется;
• сохранять список сотрудников, которым отправлены документы, для повторного использования;
• контролировать ознакомление с документом по переписке в задаче или из отчета.

Выдача оригиналов и копий бумажных документов

В системе легко отслеживать текущее местонахождение бумажных документов в компании и контролировать их возврат. Для этого ответственный за хранение оригиналов документов делает отметку в карточке.

За день до срока возврата система отправляет ответственному задание на контроль. После его выполнения ставится отметка о получении документа.

Цифровизация процессов делопроизводства в Directum RX помогает упорядочить работу с документами с полной поддержкой их юридической значимости. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.