Решение Directum RX Управление документами

Простое создание и редактирование документов

В Directum RX можно заносить электронные документы, сканы бумажных документов, текстовые файлы, изображения, аудио или видео. Доступ к документам регулируется настройкой прав — гарантируется конфиденциальность информации.

Документ в системе представляет собой регистрационную карточку и содержимое с текстом или другим контентом. В карточке видна основная информация о документе: наименование, автор, номер, дата регистрации и т.д.

Содержимое документа легко занести в систему по кнопке в карточке. Или еще проще — перетащить локальный файл, письмо или вложение Microsoft Outlook. В этом случае система автоматически заполняет часть полей в карточке документа и формирует его содержимое.

Ознакомиться с документом можно прямо в окне браузера через предпросмотр. Сотрудникам не нужно тратить время на открытие офисных приложений. Кроме того, можно выбрать, для каких документов форматов Microsoft Office нужно включить предпросмотр.

Предпросмотр также удобен при занесении бумажного документа со сканера. В окне предпросмотра можно проверить образы отсканированных страниц, повернуть их, изменить порядок следования, удалить неудачные или сделать новые. Сканы сохраняются в формате PDF. Для быстрого поиска таких документов их маркируют штрихкодом прямо в Directum RX.

Выбор шаблона при создании документа

Для создания документов с «нуля» предусмотрены шаблоны приказов, заявлений, служебных записок и др. При выборе шаблона все данные из карточки сразу переносятся в текст документа. Это экономит время на заполнение и помогает придерживаться единого оформления. Кроме того, документ можно создать копированием. Система автоматически заполняет поля новой карточки, сохраняет настроенные права доступа и копирует текст документа, который после можно скорректировать.

Чтобы документы не дублировались в системе, можно создавать версии. Их может быть несколько и в разных форматах. Например, первая версия хранит исходный текст в формате DOCX, вторая — доработанный текст после согласования, а последняя — подписанный скан документа в формате PDF. Когда версия устаревает или становится неактуальной, ее можно скрыть. Также версии можно экспортировать, подписывать, отправлять вложением в письмо или на печать и т.д.

А если сотруднику нужно отредактировать документ, то не придется выгружать его на компьютер. Документ сразу открывается в офисном приложении. Также система защищает его от потери данных. При отключении электричества или сбое компьютера все изменения сохраняются в локальной копии документа. Кроме этого, если в компании используется решение «Встроенный редактор», то можно работать с документами без сторонних приложений.

С помощью встроенного в Directum RX Intelligence искусственного интеллекта сотрудники могут легко отследить изменения между документами. Все отличия наглядно отображаются в результате сравнения.

Быстрая отправка документов в работу

Отправить документ в работу можно прямо из карточки. Документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, сотрудник может отправить на согласование по регламентам компании, а другие — по произвольному маршруту.

Выбор действия для отправки документа в обработку

Любой документ можно отправить по электронной почте, например, предварительный вариант договора контрагенту. В письмо вкладывается документ, заполняются тема и адресаты из карточки. Сотруднику остается добавить текст письма и отправить его.

Для обмена с контрагентами юридически значимыми электронными документами используется сервис ЭДО, например, Диадок или СБИС. При этом сотрудникам не нужно заходить в сервис и переключаться между системами. Все действия выполняются в интерфейсе Directum RX.

Для отправки бумажных документов по Почте России файлы легко распечатать из системы. Еще можно подготовить бланк конверта в нужном формате, например С4 (А4,229×324 мм). Бланк заполняется данными отправителя и получателя.

Варианты подписания документов

В Directum RX документы могут подписываться электронной подписью (ЭП).

Усиленная ЭП защищает документ от любых изменений благодаря сертификату подписания и средствам криптографической защиты информации. Облачная ЭП равна усиленной, но она поддерживается только в частном облаке либо в системах с локальной установкой. С облачной ЭП организация сокращает финансовые затраты: не нужно устанавливать дополнительные программы на компьютеры каждого сотрудника. Простая ЭП используется во всех остальных случаях, когда документ не требует усиленной защиты.

Выгрузка документов с ЭП

Чтобы наглядно подтвердить факт подписания электронной подписью, документ можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку об ЭП в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Для отчетности или проверок сотрудник может в один клик выгрузить документ из системы вместе с ЭП и со связанными документами в электронном виде или в PDF для печати.

Поддержка конфиденциальности данных

Directum RX гарантирует надежное и безопасное хранение информации за счет разграничения прав доступа, шифрования и ведения подробной истории работы с документами.

Права доступа настраиваются для отдельных сотрудников или групп. Например, с правами на просмотр сотрудник может читать содержимое документа, но не менять его. Для редактирования требуются права на изменение или полные. Если сотруднику запрещен доступ к документу, он не увидит его в системе. Таким образом документ защищается от изменений.

Настройка прав доступа к документу

Документы с конфиденциальной информацией можно зашифровать. Действие доступно для тех типов документов, которые администратор указал в настройках, например, договоры или проектные документы. Благодаря шифрованию содержимое документов под надежной защитой от злоумышленников — данные не увидят даже при краже оборудования.

Для документов можно настроить строгий доступ. После этого карточка и содержимое документа со строгим доступом недоступны замещающим, администраторам и аудиторам, если им не выданы права в явном виде.

Все действия сотрудников с документом фиксируются в истории, что повышает безопасность работы в системе. В ней легко отследить, кто обращался к документу или вносил правки, информацию о выдаче, изменении и изъятии прав доступа.

Если сотрудник по ошибке изменил документ или создал лишнюю версию, то быстро связаться с ним помогут всплывающие подсказки:

История работы с договором

Мониторинг работ по документам

В режиме реального времени сотрудники могут отслеживать, какие работы ведутся по документу. Этапы видны в его карточке. Если документ отправлен на согласование, в карточке отображается, кто из сотрудников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс.

В карточке документа можно посмотреть его текущее состояние, которое меняется на протяжении всего жизненного цикла документа от его создания и подписания до исполнения.

Отображение состояния документа в карточке

Удобный поиск документов

В Directum RX легко найти документ по его параметрам или тексту содержимого. Достаточно указать в критериях реквизиты поиска: наименование, автора, дату создания и др.

Еще проще обратиться к списку недавних документов, которые сотрудник создавал, просматривал или редактировал. Такой список всегда под рукой на панели навигации.

Чтобы быстро искать документы в списке, их можно выделять цветными метками. Проставленные метки видны только их автору. В дальнейшем можно запустить поиск по метке или отфильтровать список документов по нужному цвету.

При полнотекстовом поиске сотрудник может определить, какие из найденных объектов больше всего удовлетворяют поисковому запросу. Список можно отсортировать по релевантности.

В системе можно связывать документы между собой. Это помогает в один клик получить доступ ко всем необходимым материалам. Например, из карточки договора можно быстро найти дополнительные соглашения, акты, спецификацию, план-график работ и т.д. Также связанные документы можно открывать из списка или из области вложений карточек задачи, задания и уведомления.

С локального компьютера можно загружать одновременно несколько приложений к документу. При этом сотруднику не нужно назначать права доступа, для каждого приложения: они получают такие же права, как у основного документа.