HR-цифровизация Ознакомление с ЛНА

Создание и подписание документа

Ответственный сотрудник создает в системе или загружает готовый локальный нормативный акт (ЛНА). После этого он в пару кликов из карточки документа отправляет его на согласование и подписание. Список заинтересованных сотрудников указывается в карточке перед отправкой.

Введение локальных нормативных актов в действие

Локальные нормативные акты вводятся в действие подписью руководителя или отдельным приказом. Создать приказ и отправить его на подписание можно из карточки ЛНА. Документы автоматически связываются друг с другом. Это облегчает поиск приказа о введении в действие. Если ЛНА утратил силу, приказ также признается устаревшим.

Настраиваемые списки ознакомления

Комплект локальных нормативных актов, которые должен знать сотрудник, может отличаться в пределах компании. Чем крупнее организация, тем больше времени уходит на подбор документов для каждого специалиста и массовое ознакомление с новым документом. При работе с решением ответственным не приходится каждый раз искать документы или вести бумажные журналы ознакомления. Система сама определяет:

• какие документы отправить сотруднику, в зависимости от специфики его работы: должности, подразделения или иных признаков;
• кому из сотрудников нужно ознакомиться с ЛНА и использовать его в работе.

При составлении перечня суммируются все списки, в которые входит документ или сотрудник. Те, кто ранее знакомился с документом, автоматически исключаются из процесса ознакомления.

Критерии отбора задаются при настройке решения или создании нового документа.

Ознакомление сотрудников с ЛНА

Сотрудник получает задание на ознакомление с ЛНА в личном кабинете. Он может открыть документы на своем компьютере или смартфоне и ознакомиться с ними в удобное время и в комфортной обстановке.

Реестр локальных нормативных актов

Нужные документы всегда под рукой: ЛНА и приказы об их введении в действие доступны в реестре локальных нормативных актов. С помощью гибкого механизма фильтрации можно оперативно получить доступ к списку в различных разрезах: например, по дате, статусу, виду документа или автору.

Рядовые сотрудники без доступа к списку ЛНА могут использовать стандартные инструменты поиска в системе: по критериям или через папки поиска.

Поиск информации с помощью ИИ

В организациях может накапливаться большое количество регламентирующих документов. Ориентироваться в таком объеме информации бывает непросто. Чтобы быстро найти нужную, используйте вопросно-ответный поиск с помощью генеративного ИИ.

Формулировать вопрос можно в свободной форме, как если бы вы задавали его коллеге. ИИ проанализирует все подходящие документы и подготовит краткий ответ со ссылкой на источники:

Удобный контроль за ходом ознакомления

Чтобы ознакомление с документами не затягивалось, ответственный за ЛНА может следить за процессом с помощью специального отчета. В нем отображается, кто из сотрудников ознакомился с документами, отказался от подписания или еще не прочитал задание. Отчет по документу легко сформировать прямо из его карточки.

Сводный отчет помогает оценить статус ознакомления с ЛНА в целом или по конкретному подразделению.