HR-цифровизацияПрием на работу в электронном виде

Удобное трудоустройство онлайн или в офисе

Технологии удаленного приема на работу не только ускоряют внутренние процессы компании и повышают их эффективность — они усиливают репутацию компании как современного работодателя и укрепляют лояльность кандидатов и работников.

Сегодня трудовое законодательство разрешает проводить прием кандидатов на работу полностью в цифровом виде, без личного визита в офис. Онлайн-прием полезен при работе с удаленными кандидатами и при наличии филиалов в разных городах с кадровой службой в центральном офисе.

С решением от Directum возможно полностью легитимное онлайн-трудоустройство. Весь процесс проходит в несколько этапов:

1. По ссылке в смс-сообщении новый сотрудник получает доступ в личный кабинет (ЛК), где указывает свои данные и прикладывает фото документов. При интеграции с рекрутинговыми системами часть информации в ЛК может быть заполнена заранее.
2. Чтобы подписать заявление на получение сертификата усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП), новичок проходит аутентификацию на сайте ЕСИА (Госуслуги) и проставляет на заявлении свою электронную подпись Госуслуг.
3. Удостоверяющий центр получает информацию о подтверждении личности работника и выдает ему УНЭП. Полученной ЭП сотрудник подписывает согласие на КЭДО, а затем — трудовой договор и остальные документы, связанные с работой.

Компании могут полностью перейти на удаленное трудоустройство или комбинировать его с классическим приемом сотрудников в офисе. Если кандидат лично принес документы, то специалист кадровой службы выбирает вариант приема «в офисе» и заполняет данные вручную.

Настраиваемые списки документов и ЛНА

Требования к сотрудникам зависят от должности и специфики работы в компании. Например, для трудоустройства на должность водителя у кандидата должны быть водительские права.

Специалист кадровой службы может настроить перечень документов, запрашиваемых при приеме в определенную организацию, подразделение или на должность. После этого ему не придется вручную указывать, что запросить у кандидата — список документов составляется автоматически.

Перечни локальных нормативных актов (ЛНА), которые должен знать будущий сотрудник, также могут отличаться в пределах компании. Чтобы при отправке ЛНА на ознакомление не подбирать документы, в решении можно заранее настроить их перечни для должностей, подразделений или организаций.

Указанные ЛНА автоматически отправляются на ознакомление кандидату вместе с другими документами для трудоустройства. Он знакомится с ними в электронном виде в комфортное время и в удобной обстановке.

Массовое трудоустройство

В Directum HR Pro можно массово занести информацию о кандидатах из рекрутинговой системы или из реестра в формате XLS или CSV, чтобы организовать их трудоустройство. В поставку входят шаблоны, на основе которых кадровый специалист формирует выгрузку из системы или ведет собственный реестр кандидатов.

После внесения информации в систему кадровый специалист отправляет приглашения в личный кабинет сразу всем кандидатам, которые устраиваются в нашу организацию.

Трудоустройство иностранных граждан

Принимать на работу иностранцев так же удобно, как и граждан РФ. Решение анализирует сведения о кандидате: страну гражданства и статус пребывания в РФ — и автоматически запрашивает у него требуемые для трудоустройства документы на основании настроенных списков.

По умолчанию в решении настроены списки запрашиваемых документов и сведений для кандидатов, имеющих вид на жительство или разрешение на временное проживание, а также граждан Армении, Казахстана, Киргизии, Таджикистана и Узбекистана. Для расширения географии приема можно настроить документы для других стран.

Интеграция с учетными системами

Чтобы сократить количество рутинных операций, «Прием на работу» используется совместно с решением «Расширение для 1С:ЗУП». Больше не нужно тратить время на внесение основных данных в учетную систему. А если 1С:ЗУП настроена в соответствии со штатным расписанием, ручное заполнение полей трудового договора сводится к минимуму или не требуется совсем.

Специалисту кадровой службы остается проверить сведения, предоставленные кандидатом, и скан-копии документов. Данные автоматически передаются в учетную систему, и проводится прием сотрудника на работу.

Далее прямо из 1С:ЗУП запускается ознакомление нового сотрудника с ЛНА, формируется и отправляется на подписание трудовой договор.

Если прием не состоялся, записи и документы по кандидату автоматически удаляются из обеих систем. При этом действующими остаются документы, которые нужны для формирования кадрового резерва.

Легитимность процесса трудоустройства

Удаленное трудоустройство организовано в полном соответствии с требованиями 377-ФЗ о кадровом электронном документообороте, 407-ФЗ об удаленной работе и 63-ФЗ об электронной подписи:

• в решении доступна идентификация сотрудника через портал ЕСИА (Госуслуги);
• при предоставлении сведений о себе каждый кандидат дает согласие на обработку персональных данных, а их обработка ведется в соответствии с законодательством: данные передаются по защищенным каналам связи и доступ к ним ограничен при помощи прав;
• в рамках приема подписываются соглашения об электронном взаимодействии и документы для организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Если сотрудник отказывается от КЭДО, все кадровые процессы по нему будут сопровождаться бумажными документами;
• сотрудник в пару кликов подписывает комплект документов для трудоустройства. При этом подписи автоматически проставляются в заданном порядке. Сначала по законодательству подписываются локальные нормативные акты, очередность подписания остальных документов настраивает специалист кадровой службы.

С решением «Прием на работу» от Directum вы получаете полную методологическую поддержку и сопровождение на всех этапах проекта внедрения: готовые шаблоны документов, необходимые регламенты, консультации, а также гарантию легитимности готового цифрового процесса.