Решение Directum RX Счета на оплату

Создание счетов на оплату

В Directum RX можно заносить входящие счета на оплату, полученные от организации-контрагента, и создавать исходящие счета. Занести в систему счета можно как в электронном, так и в бумажном виде с помощью сканера. Счет можно связать с договором или дополнительным соглашением. Это помогает быстро находить весь комплект документов по одному договору.

В карточке счета указывается полная информация о нем. Благодаря этому найти счет в системе не составит труда. А настройки прав доступа на документ помогут обеспечить конфиденциальность данных.

Карточка входящего счета на оплату

Согласование входящих счетов на оплату

Входящие счета на оплату создаются в рамках договорной деятельности и поступают в организацию от контрагентов. Занесенный счет отправляется на согласование в соответствии с порядком, принятым в организации, по заранее настроенным правилам. Сотрудникам не надо запоминать, кому и в какой последовательности отправлять счет: система все сделает сама.

Задача на согласование входящего счета

Согласующие получают задания, по которым можно:

• проверить обоснованность выставления счета;
• проверить содержание счета на соответствие поставленным целям и нормативным документам;
• убедиться, что у организации есть средства для оплаты;
• согласовать оплату счета или отправить задание на доработку.

После согласования оплаты счет автоматически конвертируется в формат PDF, а на подписанных счетах ставится штамп с информацией об электронной подписи. Ответственный сотрудник получает задание на проведение оплаты и переводит средства контрагенту. Когда задание будет выполнено, система уведомит участников процесса об оплате.

Отправка исходящих счетов на оплату

Для создания исходящего счета удобно использовать готовые шаблоны. Это помогает придерживаться утвержденной в организации типовой формы документа. При использовании шаблона в содержимое автоматически подставляются данные из карточки.

Из Directum RX можно отправлять контрагентам исходящие счета на оплату вместе с комплектом документов. Например, когда завершаются работы по одному из этапов договора, менеджер создает акт выполненных работ, а бухгалтер выставляет счет на оплату. Весь комплект документов отправляется на подписание контрагенту.

Карточка исходящего счета на оплату

Хранение счетов в системе

В системе все созданные счета на оплату хранятся в списках «Входящие счета» и «Исходящие счета». С помощью гибкой фильтрации можно просматривать их в различных разрезах: по текущему состоянию, подразделению, контрагенту, периоду выставления счета. Это позволяет всегда быть в курсе расчетов с контрагентами.

Список «Входящие счета»

Цифровизация в Directum RX охватывает полный цикл работы с входящими счетами от занесения в систему до согласования и формирования реестра, а также позволяет оформлять исходящие счета. Решение проработано и готово к внедрению в короткие сроки.