Руслан Шакиров: «Будущее - за умными ECM-системами»

Начнем с настоящего.

1. Акцент будет сделан на создании единого информационного пространства на базе одной выстроенной сверху архитектуры систем, где наиболее важными будут три уровня: стратегический, где принимаются решения; методологический – отвечающий за регламентацию работ; прикладной (технический) - уровень, отвечающий за замену «разношерстного» ПО одним корпоративным стандартом.

2. Продолжится переход на полностью безбумажный документооборот, особенно в части финансовых юридически значимых документов.

Данный тренд активно поддерживается на законодательном уровне. Многие компании, осознав его эффективность, уже применяют этот подход в своей практике. Исходя из опыта нашей компании, а также опыта наших клиентов, можно привести множество жизненных примеров о преимуществах и удобстве работы с юридически значимыми документами (договоры, акты, счета-фактуры и т.п.) в электронном виде с использованием усиленной ЭП. Очевидный выигрыш – это миллионы рублей в год, которые предприятие экономит на бумаге, принтерах, курьерской и почтовой доставках писем.

3. Традиционно автоматизация документооборота у многих ассоциируется с процессами Канцелярии. Однако дальновидные руководители, на практике оценившие эффект от ЭДО, самостоятельно выявляют новые для ЭДО процессы, оптимизация которых принесет бизнесу существенную экономическую выгоду - это управление закупками, тендерными процедурами, рекламациями и связанное с ними управление качеством.

Особую популярность эти тенденции получили среди компаний с территориально-распределенной структурой управления, а также предприятий производственной сферы и обслуживающих хозяйств. Поиску альтернативных решений с целью сокращения производственных издержек способствует и текущая экономическая ситуация. Автоматизация дополнительных процессов в период кризиса позволит снизить финансовые затраты и, как следствие, повысить окупаемость продаж и рентабельность бизнеса. Таким образом, инновационные решения, которые внедряются сейчас, становятся прочным фундаментом для построения высокотехнологичного бизнеса в ближайшем будущем.

4. Если говорить о ближайшей перспективе, то будущее за «умными» системами, способными самостоятельно определять суть проблемы и решать ее за считанные секунды. Фактически речь идет об искусственном интеллекте, который на основе своего «опыта» и принципа самообучаемости будет помогать руководителю принимать правильные управленческие решения.

Рассмотрим ситуацию с входящим документом. Классически письма попадают к делопроизводителю или секретарю, который предварительно их просматривает, регистрирует и отправляет руководителю на рассмотрение. Далее руководитель выносит резолюцию и формирует поручение исполнителю или исполнителям, если их несколько. Как видим, в работе задействовано несколько человек и много ручного труда. «Умные» СЭД позволят сократить часть звеньев, например, закрыть ряд функций секретарей и ускорить рутинность проводимых операций.

Как это будет работать? При получении электронного письма «умная» СЭД сама анализирует документ, регистрирует, формирует резолюцию и отправляет исполнителю. Руководитель подключается только на этапе вынесения резолюций, а работа секретарей и вовсе исключается.

Или другой пример – процедура согласования договорного документа. В целевой модели система сама должна проводить первичную юридическую экспертизу содержания документа, то есть вычитывать и «понимать» текст, интеллектуально обрабатывать его и выдавать рекомендации юристу-эксперту. То же самое с бухгалтерской экспертизой, финансовой и так далее. Таких примеров можно привести колоссальное количество.

Мы понимаем, что за такими технологиями будущее, и уже активно разрабатываем новое решение, которое органично закроет все потребности заказчиков в «умных» СЭД.

− В настоящее время мы чаще сталкиваемся не с заменой импортных систем, а с перевесом предпочтений при выборе в пользу российских ECM-систем. В нашей практике были случаи, когда компании, которые планировали закупку импортной ECM-системы, пересматривали свою позицию и останавливались на отечественном ПП. И тут дело не столько в политической ситуации и введенных против России санкциях и последовавшего тренда импортозамещения. Рынок ECM-систем и раньше был широко представлен отечественными продуктами и неплохо конкурировал с зарубежными решениями, выделяясь привлекательной ценой для заказчиков. А сейчас, в период финансового кризиса, естественный спрос на российские программные продукты стал больше: зачем тратить 10 рублей на импортную систему, когда можно приобрести точно такую же отечественную, но за 1?! Кроме того, российские системы удобнее и понятнее, и что важно в условиях политических и информационных конфликтов – они безопасны в плане сохранения конфиденциальной информации.

− Несмотря на нестабильную экономическую ситуацию рынок развивается. И СМБ, и крупный бизнес находят средства на повышение эффективности процессов. В первую очередь оптимизации подвергаются те сферы, где имеются явные «пробелы» в управлении, часто внимание уделяется уже не «коробочным» продуктам, а отдельным бизнес-решениям, способным решать конкретные задачи.

− Заказчики сегодня хорошо понимают свои потребности и выбирают наиболее компетентные команды для внедрения СЭД. Многие ищут уже не просто внедренцев, которые смогут «вшить» ПО в ИТ-инфраструктуру предприятия, а опытных аналитиков, консалтеров, которые комплексно и технологично подходят к решению задач, автоматизирует процессы не «как есть», а сначала оптимизируют и регламентируют процессы, только потом автоматизирует «как должно быть правильно». Кроме того, большее доверие вызывают интеграторы, чьи компетенции и опыт решения конкретных прикладных бизнес-задач подкреплены реальным опытом и отзывами клиентов. К примеру, клиент мог прочитать на сайте, как мы реализовали то или иное решение непосредственно в интересующей его отрасли, после чего обратился к нам.

− Драйвером сегодня является финансовый кризис. Когда падает рентабельность бизнеса, растет дебиторская задолженность и появляются кассовые разрывы, руководители вынуждены сокращать затраты и более эффективно управлять внутренними процессами. И здесь ECM-системы получают новые фазы развития, т.к. являются одним из ключевых инструментов оптимизации процессов и работы каждого подразделения предприятия. При правильном использовании СЭД можно экономить 10-ки миллионов рублей в год.

Еще один драйвер, уже традиционный – это поддержка электронного документооборота на уровне государственного управления. Государство все больше мотивирует руководителей использовать СЭД. Если изначально работу систем ЭДО оценивали на личном опыте в основном молодые и ИТ продвинутые руководители, то сейчас ECM-продукты стали активно использовать даже особо консервативные управленцы.

Барьеров мы не видим. Общество очень технологично. Все пользуются смартфонами и планшетами: мобильность в управлении процессами сегодня в тренде.

− В настоящее время наибольший спрос на ECM-системы наблюдается в государственном секторе и промышленности, особенно на заводах оборонного комплекса. Предприятия этой отрасли наиболее востребованы рынком, имеют большое количество стабильно поступающих заказов. Так получилось, что в конце 90-х начале 2000-х производство пропустило первую волну автоматизации и осталось «на бумаге». А оптимизировать свои процессы нужно и как можно быстрее и качественнее.

− Как показывает наша практика, число компаний, заинтересованных в автоматизации внутренних бизнес-процессов, увеличилось более чем в 1,5 раза. Наиболее динамичный рост наблюдается среди крупных отечественных предприятий, это связано с диапазоном решаемых ими задач и вытекающими отсюда потребностями.

− Требования законодательства и психологическая неготовность пользователей.

Всем известно, полностью отказаться от бумажных носителей запрещает ряд законодательных актов. Например, строго регламентированы сроки и правила хранения кадровых, бухгалтерских и правоустанавливающих документов. Однако в части внутренней документации – это служебные записки, протоколы совещаний, внутрикорпоративные договоры – бумагу можно безоговорочно исключить. Это мы и используем в своей практике – во всех наших проектах мы в первую очередь создаем нормативную базу работы с документами (в том числе закрепляем регламентами использование электронной подписи), что позволяет клиентам максимально полно использовать преимущества электронного обмена информацией и документацией. В результате, на предприятии культивируются и прививаются новые «правила этикета» работы с документами.

Если рассматривать взаимодействие между независимыми компаниями, здесь также существует ряд сложностей. Во-первых, отсутствие у консервативных руководителей практики работы с ЭДО вызывает опасения и недоверие к электронному документу и подтверждающей его ЭП. Во-вторых, между компаниями могут возникнуть противоречия в выборе единого оператора ЭДО, а роуминг между операторами не всегда доступен. Не достигнув компромисса в этом вопросе, организации продолжают использовать для обмена бумажными документами традиционные каналы связи.

Среди прочих факторов, не относящихся к внутренним процессам предприятия, можно назвать компетенции самих интеграторов ECM-систем. Увы, не всегда интеграторы могут оказать качественные услуги по переводу компании на безбумажный документооборот. И причин здесь может быть несколько - от нехватки знаний до ограниченности функционала внедряемых СЭД.

− Во-первых, это лояльность пользователей, понимание преимуществ работы в СЭД и желание развивать ее потенциал (а часто бывает такое, что новое решение воспринимается «в штыки»). Во-вторых, это готовность заказчика продолжать сотрудничество с целью оптимизации новых бизнес-процессов. Обычно это является логическим продолжением качественно выполненного проекта, когда внедрение системы проводилось не шаблонно по заранее заготовленному образцу, а с пониманием главных потребностей заказчика и оказанием ему всесторонней консультационной и технической поддержки.

− За время существования, нашей компанией реализованы проекты в различных сферах бизнеса: нефтегазовой, оборонной, банковской, строительной, торговой, производственной, в страховых компаниях, научно-исследовательских институтах и пр., и каждый из них был по-своему интересен. Однако особого внимания, на мой взгляд, заслуживает проект в крупнейшем российском холдинге «Локомотивные Технологии».

Проект уникален по своим масштабам: функциональным и организационным рамкам. Он объединяет свыше 60 000 сотрудников и задействует более 20 ключевых бизнес процессов. Руководители холдинга принимали активное участие и оказывали всестороннюю поддержку в его реализации.

Совместными силами мы смогли добиться впечатляющих результатов и в организационном, и в финансовом плане. Работа в едином информационном пространстве позволила распределенным компания холдинга многократно ускорить межкорпоративное документальное взаимодействие, в 10-ки раз сократить время на согласование договорных документов и более чем на 90 % повысить уровень исполнительской дисциплины. Мы полностью исключили потерю документов (они хранятся в едином защищенном архиве данных) и на 100% защитили их от несанкционированного доступа за счет разграничения прав доступа к каждому объекту системы и использования ЭП.

Исключительность проекта также в его непрерывном развитии. На текущий момент завершен очередной этап по переходу на полностью «безбумажный» документооборот между компаниями холдинга. Эффект от организации работы без использования бумажных носителей колоссальный – экономия на печати, почтовой и курьерской доставке только в рамках процесса Управление договорами уже составляет миллионы рублей в месяц. Стоит ли говорить, что эта цифра возрастет многократно, когда концепция «работы без бумаги» будет реализована и при взаимодействии с внешними контрагентами.

Источник: Tadviser