ООО «Карсар» является одним из подразделений ОАО «ТАИФ». Основные виды деятельности компании:
- полный комплекс услуг станции технического обслуживания автомобилей;
- проведение концертов, банкетов, конференций в КРК «Пирамида»;
- реализация продукции ПАО «Казаньоргсинтез», ОАО «ТАИФ-НК»;
- предоставление услуг общественного питания;
- оказание коммунальных услуг.
Для повышения эффективности работы «Карсар» руководством компании было принято решение по созданию единого информационного пространства по работе с поручениями и документами, также планировалось повысить уровень безопасности данных. В связи с этим с компанией «МайТэк» был заключен договор поставки системы Directum RХ, в частности модулей Делопроизводство и Договоры.
Исследование, проектирование, настройка тестовой базы, тестирование и опытно-промышленная эксплуатация были выполнены в срок в течение 5 месяцев. Обучение сотрудников «Карсар» по курсам «Основы работы в Directum RX» и «Настройка» проводилось в офисе «МайТэк» и заняло всего 4 дня. Компетентность IT – специалистов Заказчика позволила произвести установку системы самостоятельно, а также импортировать данные справочников из 1С. В настоящее время в Directum RX работает более 100 сотрудников.
Внедрение интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX позволило достичь следующих целей:
- переход к безбумажным носителям корпоративного контента;
- обеспечение надежного хранения документов;
- разработка регламентов и журналов регистрации документов;
- обеспечение оперативного управления компанией для руководства.
При создании единого информационного пространства по работе с документами повысилась скорость и прозрачность согласования. Ранее инициатор был вынужден лично доставлять документ каждому согласующему, которые находились в разных частях города. Теперь сотрудники приезжают в головной офис только для того, чтобы забрать подписанный оригинал договора. Доступ к документам предоставляется строго в соответствии с назначенными правами, все действия пользователей запротоколированы. Полностью исключена потеря документов. Специалисты «МайТэк» провели качественную оценку бизнес-процессов компании, для автоматизации работы были созданы типовые шаблоны и 17 регламентов. Поиск документов в едином архиве теперь занимает считанные секунды.
ООО «Карсар» планирует продолжать процесс цифровизации компании с помощью системы Directum RX. В настоящее время рассматривается возможность дальнейшего сокращения числа итераций, выполняемых вручную делопроизводителями, внедрения мобильных приложений Solo и Jazz.
