------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Россия прощается с бумажными документами. Миф или новая реальность? Давайте разбираться. В 2019 году в рейтинге инновационных стран по версии Bloomberg за нашей страной закреплено 27- е место из 60. Казалось бы, строчка третьего десятка и отставание от лидеров: Южной Кореи, Германии, Финляндии, Швеции и Израиля говорит за себя. Но за последние несколько лет в России произошли существенные перемены, в том числе в области правового регулирования, что позволяет считать эту позицию многообещающим началом дальнейшей прогрессивной трансформации бизнеса.
Одним из инновационных двигателей экономики страны является цифровизация ее ключевых процессов. Принятие государственной программы «Цифровая экономика» в 2017 году, следующего за ней одноименного национального проекта, широкая практика внедрения ЕСМ-систем и CRM, Федеральный закон № 402 «О бухгалтерском учете», разрешающий составлять первичные документы в электронном виде, Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи» в совокупности подготовили почву для коренных изменений бизнес-среды.
Отечественные компании сейчас делятся на три категории, где в первом случае цифровизация не затрагивает бизнес-процессы вообще, во втором – осуществлен перевод внутреннего документооборота на безбумажные носители, в третьем –процессы как внутреннего, так и внешнего документооборота переведены в цифровой вид.
Внешний документооборот, как правило, реже всего оказывается подвержен цифровой трансформации. Но именно это направление имеет огромный потенциал повышения эффективности бизнеса в целом, потому как одни только финансово-учётные документы составляют до 80% от общего объёма документов. Особенно выигрывают за счет перевода внешних документов в электронный вид отрасли, чья деятельность связана с огромным числом деловых партнеров: грузоперевозки, ритейл и торговые сети, автодилеры, сбытовые компании, страховые организации, строительные и нефтяные сферы, фармацевтические корпорации, финансовые и франчайзинговые организации.
Несмотря на страхи из серии: «придется заново выстраивать все процессы», «чем подписывать электронный документ?», «бумажный носитель надежен и материален, что делать, если потеряем цифровой документ?», пандемия 2020 года практически вынудила часть компаний тестировать новый экономически выгодный, безопасный и комфортный вариант работы с контрагентами.
В чем же выгода? Юридически значимый обмен цифровыми документами в 99% случаев дешевле, чем работа с бумагой. Внешний цифровой документооборот снижает количество кассовых разрывов и ускоряет оплату от контрагентов. В случае внезапной налоговой проверки – документы окажутся под рукой, подготовить их быстро не составит труда.
С помощью сервиса обмена цифровыми документами Synerdocs компания Nokian сократила длительность процесса согласования и подписания документов с 5 дней до 1 дня, Solar Staff за месяц на одной только распечатке сэкономила 200 000 рублей, Wildberries полностью перевела 17 500 поставщиков на скоростное безбумажное взаимодействие, Askona исключила потери документов при обмене, снизила количество ошибок при их подготовке и перевела более 250 подразделений холдинга на межкорпоративный документооборот. Помимо измеримых в денежной форме выгод, многие компании приветствуют экологичный подход в организации бизнеса. Так, Levis в рамках движения Go green! перевела в цифровой вид акты о приеме-передаче и возврате товарно-материальных ценностей МХ-1 и МХ-3.
Сервис Synerdocs создан компанией Directum - ведущим российским разработчиком программного обеспечения в области электронного документооборота. Synerdocs позволяет отправлять документы абонентам, подключенным к разным сервисам обмена, производить запуск цифрового взаимодействия сразу после регистрации, загрузки ЭП и рассылки приглашений контрагентам. Действует единая цена отправки документа — как абонентам Synerdocs, так и абонентам других операторов ЭДО, а минимальная цена за отправку одного цифрового документа составляет 6,83 рубля. Для сравнения, отправка заказного письма Почтой России из Казани в Москву обойдется примерно в 54 рубля без стоимости конверта и наклеивания марок, цена отправки документов курьером в столицу – от 700 рублей.
Сервис подходит для любых инфраструктур и интегрируется с любой корпоративной системой. Для этого используются готовые коннекторы или универсальные интеграционные решения: типовое решение для 1С, коннектор к системам Directum и Directum RX, интеграция с SAP, открытый интерфейс программирования API, сервис интеграции и веб-конвертер.
Все интеграционные решения соответствуют нормативно-правовым актам в области ЭДО и поддерживают форматы ФНС. Документы хранятся в сервисе Synerdocs в течение 5 лет бесплатно. Качество сервиса подтверждают лицензии ФСБ и ФСТЭК. Юридическая значимость документов обеспечивается путем соблюдения всех норм законодательства и регламентов обмена, а также подписания документов КЭП. В конфликтной ситуации электронный документ может быть выгружен из сервиса и использован как аргумент в защиту корпоративных интересов в суде.
Настройка внешнего цифрового взаимодействия с контрагентами – это действенный способ повышения эффективности бизнеса, измеримый в прямой денежной выгоде. Вероятно, часть ваших контрагентов уже пользуется одним из сервисов обмена электронными документами. Узнать, кто из них выбрал Synerdocs, изучить практический опыт клиентов сервиса в вашей отрасли, назначить бесплатную демонстрацию сервиса можно, отправив запрос на почту sales@mtgroup-it.ru, либо позвонив по номеру: +7 (843) 210-20-25 (доб. 504, 510) в коммерческий департамент МайТэк.
