АО «РПКБ»: автоматизация полного цикла работы с договорами в Directum в тесной интеграции с 1С

Компания «МайТэк» реализовала в РПКБ неразрывную цепь, связывающую весь процесс по договорной работе предприятия от первой заявки контрагента до подписания актов по проекту. Благодаря автоматизации все процессы ускорены в несколько раз: в 2 раза сокращены сроки согласования договорных документов, в 4 раза возросло количество обрабатываемых документов в СЭД, менее 1 дня уходит на согласование заявки на оплату или счета.

О заказчике

АО «РПКБ» образовано 24 февраля 1947 как опытно-конструкторское бюро. В 1997 году предприятие получает статус Федерального научно-производственного центра. Сегодня «РПКБ» − одна из ведущих компаний авиационно-космической промышленности России по производству авиационных приборов, систем и комплексов БПЛА, оборудования для самолетов, вертолетов, объектов космического назначения, морских и наземных средств.

РПКБ входит в первую 20-ку оборонных предприятий по объему продаж, в 10-ку по выработке на одного работника и топ-100 лучших предприятий машиностроения России XXI века.

Ключевая задача: структурировать процессы договорной деятельности всего предприятия

До автоматизации процессов в Directum договоры, бухгалтерские и финансовые документы поступали в РПКБ с различных клиент-сервисов, обрабатывались и корректировались вручную. Могли иметь несколько бумажных версий и находиться в разных отделах. Для организации прозрачного и контролируемого процесса требовалось:

1. Обеспечить единое информационное пространство для рассмотрения документов;
2. Упростить процедуры контроля согласования и подписания документов контрагентами;
3. Настроить автоматическое связывание договоров с сопутствующей документацией;
4. Сократить сроки согласования документов;
5. Контролировать исполнение условий по заключенному договору;
6. Организовать архив финансовых и договорных документов в разрезе проектов и контрактов;
7. Обеспечить защищенное хранение финансового архива.

Проект выполнила компания «МайТэк»

Один модуль, чтобы управлять всем

Для комплексного управления договорными процессами компанией «МайТэк» был спроектирован и разработан «с нуля» объемный модуль, который последовательно включил в себя всю работу с:

• исходными данными и преддоговорными процедурами
• договорными документами
• бухгалтерскими документами
• финансовыми документами

Все работы проводятся в тесной интеграции Directum 5.2.1. и 1С:УПП 8:3

Блок исходных данных

Предшествует договорным процедурам и включает в себя сбор первичной информации по проекту: материалы, сроки изготовления, технические данные и прочее, − на основе которой формируется проект документа и инициируется его рассмотрение.

До автоматизации: процесс сбора исходных был бесконтрольным, а из-за несвоевременного подключения ответственных лиц был риск пропустить какой-либо пункт договора.

После автоматизации: сформирован однозначно понятный процесс, по итогам которого собирается единый архив данных и готовится проект договорного документа.

Работа с договорными документами

Процесс договорной работы в РПКБ до автоматизации Directum носил длительный характер, сопровождающийся несколькими циклами возврата-рассмотрения документов. Это приводило к появлению целой вереницы протоколов в бумажном формате, которые чаще всего хранились в разных отделах.

Во избежание таких недоразумений, специалисты «МайТэк» полностью структурировали работу с договорами. Для поэтапного рассмотрения и согласования договорных документов были разработаны уникальные матрицы согласования, через которые подтягивается именно тот круг согласующих, который отвечает за данный вид документа. Проект документа при этом хранится в одной службе, поскольку в работу запускается только электронный экземпляр документа. В процессе рассмотрения к договору собираются все документы: счета, акты, накладные по поставкам и проч. Сам договор привязывается к проекту.

Также для удобства работы с договорными документами, в частности -  протоколами разногласий, «МайТэк» был разработан конструктор протокола разногласий. Это форма, в которой все стороны записывают спорные моменты по договору, а Directum затем из него автоматически формирует протокол разногласий. При каждом новом дополнении документ перестраивается/генерируется с учетом новых замечаний. Удобство решения заключается в том, что, во-первых, удалось избежать бумажной неразберихи с документами, во-вторых, структурировать работу специалистов с договорами, позволяя не упустить ни одной важной детали.

По итогам автоматизации данного процесса:

• настроено линейное ведение договора с четким закреплением ответственных за договор лиц
• обеспечено получение оперативной информации об исполнении договора, бухгалтерских и финансовых документах, сопровождающих исполнение договорных обязательств.
• предоставлена возможность оперативного обращения к архиву документов, формирования пакетов для проверки по договору, проекту.

Работа с бухгалтерской документацией

Согласование и управление первичной бухгалтерской документацией: входящими и исходящими актами выполненных работ, счетами, накладными, настроено в Directum в тесной интеграции с 1C. Маршрут движения между системами производится по принципу «из системы в систему» в один клик. Порядок движения определяет вид документа: входящие попадают из Directum в 1С, исходящие − формируются в 1С и перенаправляют на согласование в Directum.

Работа с финансовой документацией

В этом решении были объединены все внутренние платежные документы компании, такие как: заявки на оплату, реестры платежей, платежные календари, сводные платежные календари и другие с необходимыми проектами, договорами, первичной бухгалтерской документацией.

Обмен и контроль финансовых документов (реестров платежей), организованный в ECM, ускорил процесс согласования финансовых документов, а механизм связывания обеспечил быстрый доступ ко всему пакету финансовой документации проекта.

Все это позволило:

• гибко контролировать процессы финансового сопровождения в части управления договорами
• плотно управлять процессом оплат поставщикам по календарю предприятия

Единое окно руководителя

Специально для удобной работы руководителей создано автоматизированное рабочее место – АРМ. Решение представлено в виде рабочей области с виджетами. Каждый виджет отражает аккумулированную информацию по всем процессам компании. В зоне индикации виджета отражено общее количество заданий и задач в работе и количество просроченных документов. Для ускорения работы настроена возможность массового выполнения задач.

Решение экономит до 20 % рабочего времени управленца на поиск и получение информации и позволяет выделить приоритетные задачи из общего потока одним взглядом.

Общие результаты и решенные задачи

• Создан единый реестр договорных, бухгалтерских и финансовых документов
• Переход между 1С и Directum осуществляется по 1 кнопке
• Обеспечена взаимосвязь всех договорных, бухгалтерских и финансовых документов
• Реализовано штрих кодирование и автоматический ввод бумажных документов в СЭД
• Регламентированы все автоматизируемые процессы
• Реализовано автоматическое формирование сводных отчетов для принятия управленческих решений
• Сокращена трудоемкость выполнения рутинных операций
• Сокращено время работы с документами

 Перспективы