Directum – актив, приносящий нетто-доходы

«Когда просто бежишь — ты лишь остаешься на том же месте; для того, чтобы куда-то попасть надо бежать вдвое быстрее»
Льюис Кэрролл,
«Алиса в Зазеркалье»

О компании

ЭССЕН (ООО «Оптовик») – крупнейшая сеть гипермаркетов в Республике Татарстан, основанная в 2003 году. В настоящее время в различных районах Республики Татарстан и Кировской области работает 23 гипермаркета торгового формата Cash&Carry сети ЭССЕН. Постоянными покупателями гипермаркетов сети ЭССЕН сегодня являются свыше 100 000 человек, и это число с каждым днем увеличивается.

Ситуация

Использование современных технологий помогает предприятию решить главную задачу – доведение продукции до потребителя кратчайшим путем по доступной цене. Это концепция соблюдается не только в торговой и логистической деятельности, но и во всех остальных процессах, которые находятся «за кулисами» бизнеса и не видны рядовому потребителю. Речь идет, в том числе о документационном обеспечении и эффективном взаимодействии сотрудников при выполнении работ. В наши дни, особенно в условиях холдинга, когда учет и работа с документами зачастую ведется в разных городах, автоматизация документооборота становится производственной необходимостью.

Выбор

Выбор СЭД и исполнителя работ происходил в формате внутреннего конкурса - рабочей группой, сформированной из руководящего состава заказчика. Среди ключевых требований, предъявляемых к программному обеспечению, был богатый функционал системы, который уже в базовой поставке закрывал бы большинство задач, необходимых для обеспечения эффективного взаимодействия в рамках электронного документооборота. В том числе были необходимы готовые коннекторы к продуктам семейства 1С 8.2, чтобы обеспечить интеграцию данных на уровне процессов. Система должна была быть масштабируемой, чтобы легко, быстро и с наименьшими финансовыми затратами подключить к работе удаленные филиалы и магазины.

По итогам тендера предпочтение было отдано ECM-системе Directum, надежно зарекомендовавшей себя на рынке комплексных систем автоматизации.

При определении интегратора проекта ставка делалась в первую очередь на квалификацию команды. Здесь несомненным преимуществом перед участниками тендера обладала компания МайТэк, генеральный партнер Directum. Именно высокая технологичность работ позволила компании успешно реализовать ряд крупных проектов по внедрению ЕСМ-системы, в том числе на предприятиях розничной торговли Татарстана, в частности в торговой сети «Ак Барс Торг», известной под маркой «Пятерочка».

Анализ задач

Для холдинговой структуры ЭССЕН характерна большая территориальная разобщенность и сложная иерархия управления с множеством ступеней, поэтому первоочередными задачами внедрения Directum были:

• укрепление вертикальных и горизонтальных связей между подразделениями и компаниями холдинга;
• использование единой СЭД вместо нескольких (сокращение затрат на поддержку инфраструктуры, сокращение затрат на сопровождение, сокращение затрат на развитие функционала).
• сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;
• организовать эффективную защиту информации.

Решение

С помощью Базовых модулей и модуля Канцелярия были автоматизированы следующие процессы:

• работа с входящей документацией, вынесение резолюций и контроль исполнения работ по документам;
• создание и согласование исходящих писем;
• создание, согласование приказов/распоряжений, а также рассылка документов на ознакомление, исполнение и контроль поручений по ним;
• работа со служебными записками, исполнение работ по документам и контроль поручений по ним.

Автоматизация договорных процессов велась средствами модуля Управление договорами. В частности, в системе ведется согласование товарных и нетоварных договоров, а также ввод и проверка новых контрагентов. Была настроена интеграция с 1С: после согласования договора в Directum он автоматически появляется в 1С, так же как и одобренный контрагент. Более того, в систему Directum из 1С была конвертирована вся база договорных документов за 2014 год.

Интеграция с 1С настроена и для кадровых процессов. Передача данных осуществляется из 1С в Directum.

Был разработан механизм автоответа в случае отсутствия пользователя на рабочем месте. С его помощью инициатор задачи уведомляется, что исполнителя в данный момент нет на месте с указанием периода отсутствия. Вместе с этим для обеспечения непрерывности работ используется стандартный механизм замещения, когда сотрудник на время своего отсутствия указывает замещающего работника, который будет получать его задачи на исполнение.

Для работы с корпоративной информацией в режиме 24/7 и участия в рабочих процессах вне офиса (находясь в командировке или у клиента) руководство компании использует специальное приложение Directum iDecide Documents for iPad.

Результаты

Все поставленные перед проектной командой задачи были исполнены, в результате чего достигнуты следующие эффекты от внедрения:

• обеспечено продуктивное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• настроен мгновенный поиск информации (по любому из полей регистрационной карточки, по тексту документа и т. д.);
• повышена исполнительская дисциплина благодаря удобно настраиваемому механизму уведомлений и напоминаний;
• появился инструмент контроля выполнения работ, мониторинга состояния выполняемых процессов и анализа загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• сформирован надежный и безопасный электронный архив предприятия для долговременного хранения документов, других результатов работы сотрудников;
• обеспечено разграничение прав доступа сотрудников к информации и конфиденциальность работы с документами.