«Планировщик задач» - новое техническое решение на базе Directum от компании МайТэк

Компания ООО «МайТэк» (MT Group) разработала новое техническое решение «Планировщик задач», расширяющее возможности базовых модулей ECM-системы Directum. Функционал решения облегчает формирование и контроль исполнения периодических бизнес-процессов, таких как автоматическое формирование напоминаний, запрос отчетов, периодическая рассылка писем и т.п.

Во всех организациях существуют работы, которые необходимо выполнять с заданной периодичностью. По мере развития бизнеса и увеличения числа деловых процессов, количество таких отложенных или периодически повторяющихся задач возрастает. Следовательно, растет вероятность несвоевременного предоставления информации, выполнения поручений или контроля их исполнения.

Ориентируясь на потребности клиентов Directum, компания MT Group разработала новое техническое решение «Планировщик задач», которое позволяет заранее планировать формирование поручений, автозапуск сценариев и рассылку писем. Техническое решение расширяет возможности базовых модулей системы Directum с помощью справочников Расписания и Планировщик задач. Справочник Расписания позволяет гибко настраивать расписание запуска запланированных задач, сценариев, писем. В справочнике Планировщик задач настраиваются параметры запланированных действий и указываются объекты (записи справочников, электронные документы), которые необходимы для их выполнения. Гибкость и широкий функционал решения позволяет настроить, например, повторяющиеся задачи любого подразделения, независимо от специфики деятельности предприятия:

1. Финансово-экономическая служба: автоматическая рассылка поручений руководителям отделов о подготовке ежемесячного бюджета расходов, отчета по исполнению бюджетов, дебиторской и кредиторской задолженности.

2. Бухгалтерия: ежемесячная автоматическая рассылка задач сотрудникам о сдаче авансовых отчетов, актов выполненных работ, оригиналов счетов на оплату.

3. Отдел продаж: автоматическая рассылка задач от руководителя отдела менеджерам на подготовку ежемесячного (ежеквартального, годового) отчета об объемах и планах продаж.

4. Отдел маркетинга: автоматическая инициация напоминания о подготовке еженедельного отчета по мониторингу конкурентной среды (ценам, ассортименту, объемам продаж и производства), автоматическая рассылка поздравительных писем клиентам.

5. Канцелярия (секретариат): автоматическая инициация задания на подготовку ежедневного отчета «Контроль исполнения поручений» и т.д.

Использование «Планировщика задач» позволит предприятию:

• высвободить время, которое сотрудники затрачивают на постановку задач по периодически повторяющимся рутинным операциям;
• повысить исполнительскую дисциплину, т.к. поручения не забываются, а по итогам их исполнения инициатору приходит задание-контроль. К тому же к заданиям, полученным в системе, исполнитель подходит более ответственно, нежели к устным поручениям;
• повысить культуру оперативного управления и, как результат, повысить эффективность деятельности, т.к. вероятность что-то забыть или упустить из вида сведена к минимуму.

«Чем активнее бизнес, тем больше задач, в том числе периодически повторяющихся. В связи с этим возрастает вероятность что-то забыть поручить или своевременно проконтролировать исполнение - как следствие, понести прямые или косвенные убытки, недополучить прибыль, потерять на штрафах. Для снижения подобных рисков, мы разработали легкое в настройке, но эффективное в использовании техническое решение «Планировщик задач», - поясняет Генеральный директор ООО «МайТэк» Шакиров Руслан Дулкафилович. - Уверен, что данный продукт высоко оценят специалисты разных категорий, от менеджмента среднего звена до высшего руководства. Ведь теперь каждый из них сможет легко настроить свои периодически повторяющиеся задачи, что, несомненно, приведет к более точному планированию, эффективному управлению и еще более высоким результатам».