ЦНИИ и МайТэк объединяет многолетнее сотрудничество . Со временем на предприятии осознали необходимость перехода на импортонезависимое программное обеспечение. Поскольку у компании уже был большой опыт работы с Directum 5, которая хорошо зарекомендовала себя для решения задач предприятия, кардинальная замена ПО не рассматривалась. В качестве оптимального решения был выбран переход на новое поколение платформы Directum - ECM -систему Directum RX, которая включена в реестр отечественного ПО.
Цель конвертации определена как развитие единого информационного пространства для легкого управления процессами организационно-распорядительного, межкорпоративного документооборота и закупочно-договорной документации на базе комплекса современных ИТ-решений с применением средств искусственного интеллекта для повышения эффективности управления бизнес-процессами.
Основными задачами перехода стали модернизация и перенос в Directum RX бизнес-процессов по блокам делопроизводства, договорной деятельности, совещаний и закупок. Также планируется настройка интеграций с другими информационными системами института - АС ФЗД. Автоматизация кадровых процессов на базе функциональности продукта HR Pro и МКДО также входит в задачи проекта.
В рамках перехода на новую платформу будут перенесены следующие процессы:
- Делопроизводство: оптимизация документооборота, сокращение сроков согласования и обработки документов.
- Договорная деятельность: ускорение оформления договоров, снижение рисков ошибок и повышение контроля над исполнением.
- Совещания: переход к электронному формату организации и проведения совещаний, повышение оперативности принятия решений.
- Закупки: автоматизация тендерных процедур, оптимизация закупочных процессов, экономия ресурсов.
- HR Pro: автоматизация управления командировками и авансовыми отчетами, снижение административной нагрузки на сотрудников.
- МКДО: автоматизация контроля и управления доступом к конфиденциальной информации, повышение уровня информационной безопасности.
- Интеграция с АС ФЗД: обеспечение бесшовного обмена данными с другими информационными системами института.
Выполнение проекта позволит:
- оптимизировать бизнес-процессы Заказчика;
- провести обновление текущей Системы;
- получить в эксплуатацию современную информационную платформу, отвечающую последним требованиям к СЭД c возможностями интеграции, масштабируемости и развития функциональных возможностей;
Модернизация СЭД направлена на повышение эффективности управления за счёт:
- организации единого порядка работы с документами для всех сотрудников. Включает единые принципы регистрации, учёта и обработки документов, стандартизированную технологию документооборота, делопроизводства и ведения баз данных;
- упрощения и сокращения количества форм и видов управленческих документов;
- создания и хранения регистрационных карточек документов и текстов в электронной форме. Их можно оперативно искать по набору реквизитов или контекстному поиску;
- исключения дублирования ввода информации о документе на разных этапах работы;
- автоматизации контроля за прохождением документов от создания до завершения и исполнения;
- оповещения о входящих заданиях и завершении задач;
- сокращения сроков рассмотрения служебной корреспонденции и повышения качества решения вопросов;
- оперативного доступа работников к документам в режиме реального времени в пределах их компетенций;
- оптимизации потоков документированной информации в бумажном и электронном виде.
Переход на новую платформу положительно скажется на деятельности предприятия Заказчика и поможет достичь поставленных целей.
