«Казань Экспо» - один из крупнейших в России международных выставочных центров (МВЦ), чья площадь составляет 143 361 кв. м. МВЦ «Казань Экспо» соответствует стандартам Международной ассоциации конгресс-центров (AIPC) и включает 3 павильона площадью от 5 до 10 тысяч кв. м., концертный зал им. Ильгама Шакирова на 3000 человек, 40 конференц-залов вместимостью в 2200 человек.
При таких масштабах деятельности центра внутренние бизнес-процессы должны быть четко регламентированы и прозрачны. Принимая решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД), руководство ставило перед собой цель вывести деловые процессы на новый уровень эффективности через внедрение единых регламентов и сокращение времени на согласование документов. Для достижения поставленной цели была выбрана интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами Directum RX.
В рамках проекта были внедрены модули:
- Делопроизводство. Благодаря внедрению повысилась эффективность работы в несколько раз.
- Договоры. В рамках проекта удалось полностью автоматизировать работу с договорными документами предприятия. В ходе опытно-промышленной эксплуатации пользователи тестировали настроенные регламенты договорных процессов и высказывали пожелания по работе, которые оперативно отрабатывались командой «МайТэк».
- Совещания. При подготовке и проведении совещаний много времени уходило на формирование повестки, протокола и отправку поручений. Модуль «Совещания» избавил секретарей и председателей совещаний от рутины, ускорил прохождение всех обязательных этапов процесса.
- Проекты. Возможности модуля позволяют не только оперативно создавать и согласовывать всю проектную документацию, но также единый реестр проектов показывает руководителям высшего звена общую картину по компании: сколько проектов в работе, на какой стадии.
Также дополнительно к основным модулям по пожеланию Заказчика были разработаны уникальные отчеты по канцелярии: исполнительская дисциплина и журналы регистраций.
Итогом проделанной работы стало значительное сокращение времени на принятие управленческих решений и выполнения заданий. Стали прозрачны процессы по загрузке сотрудников. Специалисты по делопроизводству полностью перешли на безбумажный формат работы с документами. Согласование договоров в среднем теперь занимает 1 день.
В дальнейших планах выставочного комплекса – стартовать работы по автоматизации закупочного процесса, организовать перевод сотрудников в новую организацию и выстроить работы по направлению автоматического проставления регистрационных штампов на документы.
