Единое пространство Directum от Астрахани до Уссурийска
Компания МайТэк завершила проект внедрения СЭД Directum в ОАО «Желдорреммаш» – абсолютном лидере на рынке производства запасных частей и ремонта тягового подвижного состава в России и странах постсоветского пространства. С запада на восток, на протяжении 9000 км, протянулось единое информационное пространство Directum.
После успешного завершения первого этапа проекта внедрения системы Directum в ООО «Локомотивные технологии» и 5 дочерних компаниях руководством управляющей компании было принято решение о внедрении системы в одном из ее управляемых обществ ОАО «Желдорреммаш».
Компания обладает наибольшими по сравнению с конкурентами производственными мощностями, охватывая практически всю номенклатуру и географию локомотивного парка на сети российских железных дорог. Предприятие включает в себя аппарат управления и 11 филиалов, географически рассредоточенных по всей территории Российской Федерации.
Широкая география проекта (филиальная сеть ОАО «Желдорреммаш» простирается с запада на восток от Астрахани до Уссурийска) определила дифференцированный подход к внедряемому функционалу СЭД Directum.
Так, в исполнительном аппарате ОАО «Желдорреммаш» были автоматизированы следующие процессы:
- рассмотрение входящей документации;
- согласование исходящих писем;
- работа со служебными записками;
- согласование приказов/распоряжений и контроль исполнения поручений по ним;
- работа с поручениями и контроль их исполнения;
- согласование протоколов совещаний и контроль исполнения решений;
- согласование внутригрупповых оборотов;
- работа с заявками в ИТ-службу;
- согласование заявок на расходование денежных средств;
- согласование договорных документов;
- управление доверенностями.
Согласование почти всех видов документов было спроектировано на основе матриц, что позволяет легко и без дополнительных затрат администрировать и развивать систему. Для удобства работы сотрудников Канцелярии реализован механизм, упрощающий отправку, регистрацию и заполнение карточек исходящих документов между организациями холдинга.
Разработан мастер действий по созданию договорных документов через веб-доступ, позволяющий легко и с минимальными затратами времени заполнить карточку документа и отправить его на согласование.
На заводах ОАО «Желдорреммаш» охват автоматизируемых бизнес-процессов был ограничен тремя из перечисленных выше - это исполнение поручений, рассмотрение входящей документации и регистрация исходящих писем.
Для обеспечения полноценной работы пользователей заводов через веб-доступ его функционал был существенно доработан: разработано отдельное представление для Канцелярии с сохранением всех функций, доступных в толстом клиенте, и отдельное представление для Руководителей с обновленным интерфейсом для удобства вынесения резолюций. Таким образом, достигнуты ощутимые эффекты, позволяющие руководителю работать в удобном режиме, в соответствии с новыми стандартами:
- ускорение и непрерывность процессов принятия решений;
- повышение контроля исполнительской дисциплины;
- свобода и мобильность в командировках и отпусках.
Проект осуществлен в максимально сжатые сроки (2,5 месяца) и уже в ноябре 2014 года система была переведена в промышленную эксплуатацию.
Удобство работы в системе оценили порядка 300 работников исполнительного аппарата и заводов «Желдорреммаш», присоединившись к информационному пространству Directum. В результате, укреплены горизонтальные связи между компаниями холдинга, сформированы единые регламенты работы с поручениями. Существенно возросла исполнительская дисциплина за счет повышения скорости доведения поручений до конечных исполнителей и возможности контроля их исполнения на любом уровне.
