Directum – прямой путь к повышению эффективности

Компания МайТэк (MTGroup) сообщает о завершении первой фазы проекта внедрения Directum в Управляющей компании «Локомотивные технологии». В рамках проекта были автоматизированы процессы канцелярии и ОРД, управления договорами, доверенностями, заявки в IT, на расходование денежных средств, а также разработан механизм многоуровневого контроля исполнения поручений. 

ООО "Локомотивные Технологии" является управляющей компанией сервисного локомотивного холдинга, в состав которого входят ОАО «Желдорреммаш», ООО «ТМХ-Сервис», ООО «Торговый дом ТМХС», ООО «ТМХС-Лизинг» и другие организации. ОАО «Желдорреммаш» объединяет 10 локомотиворемонтных заводов и Инжиниринговый центр. ООО «ТМХ-Сервис» специализируется на техническом обслуживании тягового подвижного состава по всей сети железных дорог России на базе 92 сервисных локомотивных депо, это крупнейшая сервисная компания в железнодорожной отрасли России, стран СНГ и Балтии.

Как сообщалось на начальной стадии работ, решение о внедрении СЭД обусловлено потребностью в создании единого информационного пространства по работе с документами, поручениями, а также необходимостью формирования аналитической информации по различным процессам с целью мониторинга и сравнения плановых и фактических показателей деятельности.

В качестве системы электронного документооборота специалисты Локомотивных технологий выбрали Directum.  Важным аргументом в пользу Directum стал ее функционал – наличие 20 готовых бизнес-решений и 70 технических решений по различным бизнес-процессам. Не меньшее значение придавалось открытости и масштабируемости системы, поскольку в дальнейшем планируется расширять функционал и тиражировать систему на остальные компании холдинга.

Поставщиком решения выступила компания МайТэк, которая обладает большим опытом в области консалтинга и внедрения бизнес-решений на платформе Directum.

Рамками проекта были предусмотрены следующие задачи:

• рассмотрение, регистрация входящих документов, вынесение резолюций;
• согласование, регистрация исходящих писем;
• контроль исполнения поручений;
• согласование и исполнение служебных записок;
• согласование и исполнение приказов по основной деятельности и распоряжений;
• согласование и исполнение договорных документов;
• формирование, согласование и отзыв доверенностей;
• формирование, регистрация, исполнение и контроль исполнения заявок в IT;
• оформление, рассмотрение и утверждение заявок по расходам денежных средств, ведение реестра платежей;
• работа с документами, заданиями, формирование поручений, контроль исполнения через веб-доступ;
• двусторонний обмен данными с 1С8.

Поставленные задачи решены с помощью базовых модулей Directum, бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами», также было реализовано техническое решение для автоматизации процесса управления доверенностями, разработан механизм многоуровневого контроля исполнения поручений и настроена интеграция с 1С.

Механизм согласования всех документов реализован на основе матриц. Для каждой отдельной матрицы определен список согласующих, который легко корректировать при внесении изменений в регламенты предприятия. В процессе дальнейшего роста и развития компании ее бизнес-процессы могут претерпевать значительные изменения. В соответствии с ними должна быть адаптирована и информационная система. Механизм матриц делает внесение изменений в настройки системы простой и понятной, что значительно сокращает стоимость сопровождения СЭД в дальнейшем.

Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно ставить множественные резолюции и оперативно, в режиме реального времени участвовать, осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.

Именно на работу с поручениями делался основной акцент в ходе проекта. Грамотно реализованный механизм по управлению поручениями и многоуровневому контролю их исполнения позволил повысить прозрачность и управляемость не только отдельных процессов, но и компании в целом.

«Итогом первой фазы проекта стало создание фундамента для объединения всех компаний холдинга в единое информационное пространство по работе с поручениями, согласованию документов и удобному взаимодействию сотрудников в рамках текущих бизнес-процессов», – говорит Вице-президент – директор департамента по коммуникациям и информационной политике ООО «Локомотивные технологии» Саралидзе Вадим Александрович.