С предпосылками проекта можно ознакомиться тут МайТэк. БСМ внешняя новость. Проект был первым пилотным внедрением для предприятий крупного инфраструктурного холдинга «Нацпроектстрой» и стал важным шагом в области автоматизации управления персоналом всех компаний холдинга.
Проект был запущен в сентябре 2024 года. И уже спустя 7 месяцев полностью оцифрован процесс работы с кадровыми документами всего персонала УК БСМ. А именно:
кадровый электронный документооборот (КЭДО);
- процесс приема на работу;
- оформление командировок;
- планирование и предоставление отпусков;
- интеграция с системами 1С:ЗУП и Active Directory (AD).
Главной целью внедрения решения HR Pro было создание единой цифровой платформы для управления кадровым документооборотом в ООО «УК БСМ».
Описание процесса внедрения:
На основании специально разработанных рекомендаций по системно-технической инфраструктуре Заказчик подготовил оптимальную архитектуру будущей системы. Рабочая группа Заказчика, прошедшая обучение на специальных курсах Академии Директум, под руководством консультантов и методологов МайТэк провела gap-анализ. В ходе анализа локальные особенности рабочих процессов компании Заказчика были сопоставлены с целевыми процессами КЭДО, а также со стандартными возможностями готового решения. Исполнитель подготовил уточненное техническое задание, отражающее нюансы настройки системы Заказчика и документацию по системно-технической инфраструктуре. Параллельно команда технических специалистов разворачивала решение на серверах Заказчика, настраивала работу смс-центра и процессы работы с кадровыми документами.
Успешный запуск системы позволил компании перевести все ключевые кадровые процессы на электронный документооборот, что повысило эффективность работы компании и обеспечило более высокий уровень контроля над процессами.
Решение Directum HR Pro оказало ощутимое влияние на оптимизацию рабочих процессов в компании. Благодаря внедрению этой системы удалось достичь следующих результатов:
- сокращение времени на оформление командировок и планирование отпусков: унификация требований и шаблонов позволила существенно ускорить обработку заявок, что привело к экономии времени сотрудников;
- снижение трудозатрат на обработку документов: система автоматизирует многие рутинные задачи, связанные с документами, что позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах;
- уменьшение издержек: сокращение расходов на бумагу и почтовые услуги;
- улучшение качества обслуживания сотрудников: благодаря более эффективному управлению процессами, сотрудники получают более качественное обслуживание, что повышает их удовлетворённость работой;
- повышение производительности: оптимизация процессов и автоматизация рутинных задач обеспечивают сохранение работоспособности и эффективности кадровых специалистов при интенсивной ежедневной нагрузке, снижая вероятность ошибок и отклонений в бизнес-процессах, что способствует повышению общей производительности компании.
В дополнение к стандартному функционалу для оптимизации кадрового учёта были внедрены элементы корпоративных стандартов холдинга и расширен перечень видов электронных документов компании. В частности, были добавлены дополнительные кадровые заявления, приказы и письма-уведомления для новых сотрудников. Кроме того, было реализовано дополнительное решение для согласования табелей учёта рабочего времени.
Один из ключевых бизнес эффектов отмечен в бизнес процессе найма сотрудников – теперь кандидатам не требуется посещать офис и лично приезжать для подписания кадровых документов за счет предоставления удаленного доступа к личному кабинету сотрудника для подписания кадровых документов с применением электронной подписи. Новый сотрудник может быть принят на работу, находясь физически в любой точке России, где есть интернет.
В результате обучения участники курсов смогли быстро освоить новую систему благодаря высокому уровню подготовки и практической направленности материалов. Интуитивно понятный интерфейс и структура системы также способствовали успешной приемке системы в эксплуатацию и переходу организации на КЭДО.
В рамках тестовой эксплуатации было задействовано около 30 пользователей системы со стороны ООО «УК БСМ». На этапе перехода в промышленную эксплуатацию при консультационной поддержке Исполнителя электронные кадровые процессы работали уже для 1000 сотрудников ООО «УК БСМ».
В дальнейшем «Нацпроектстрой» рассматривается возможность распространения успешно внедренного решения для унификации и ускорения работы кадровых служб в промышленных компаниях группы «Бамстроймеханизация», в состав которой входит более 20 организаций (до 5000 пользователей). Также в перспективе у Заказчика расширение функционала HR Pro для повышения уровня автоматизации процессов кадрового администрирования.
Мы уверены, что внедрение HR Pro станет важным этапом в развитии компании и позволит достичь новых успехов в построении эффективной системы управления персоналом холдинга.
