Эффективное управление проектами способствует развитию крупного агробизнеса
На первый взгляд может показаться, что растениеводство и сельское хозяйство не имеют отношения к цифровизации. Однако эффективный бизнес в любой отрасли стремится использовать продукты прогресса, которые помогают людям работать лучше.
Бизнес-контекст и цели проекта
Заказчик - крупный агрохолдинг, основными видами деятельности которого являются: растениеводство и животноводство. В состав холдинга входит 12 сельскохозяйственных предприятий, расположенных на территории Республики Татарстан. Пять организаций группы компаний, участвующих в проекте, имеют разный жизненный цикл выпускаемой продукции.
Внедрение системы обусловлено потребностью в повышении эффективности системного подхода и обеспечении возможности «взгляда сверху» на проектную деятельность холдинга. Из-за отсутствия единых инструментов руководителям было сложно оценивать ключевые события без погружения в детали конкретных проектов. Работа с десятками проектов одновременно на разных ресурсах неудобна и трудоёмка.
Одной из предпосылок также была недостаточная прозрачность проектных документов и процессов, сложность контроля влияния проектов друг на друга и ручной расчёт верхнеуровневых данных о проектной деятельности компании заказчика.
Процессы до цифровизации ("как было")
Рассмотрим предпосылки на примере реального кейса посевных работ. В моменте необходимо отслеживать темпы проведения работ, балансировать ресурсы между предприятиями для строго выдерживания сроков.
Принятие подобных решений зачастую могло запаздывать, нерационально использовали ресурсы. Сбор актуальной информации с локальных разрозненных носителей был трудоемким.
Проектные решения и ход проекта
Ключевым заказчиком внедрения выступил топ-менеджмент группы компаний.
Реализовано внедрение коробочной версии Directum RX и Directum Project: «Портфели и проекты» и «Планирование проектов», «Управление совещаниями».
Процессы после цифровой трансформации ("как стало")
После того как решение внедрили и стали использовать в работе, мы существенно повысили скорость и качество коммуникаций.
Попутно развернули и внедрили модуль «Управление совещаниями», повысили их эффективность, благодаря повесткам, протоколам и выдаче поручений, автоматизировали и повысили эффективность в том числе и управленческой работы в этой части.
В рамках проекта по внедрению модуля «Проекты» в агрохолдинге была проведена адаптация стандартного функционала решения под задачи масштабного сельскохозяйственного предприятия, работающего сразу в нескольких направлениях: от выращивания зерновых и масличных культур, овощей до хранения продукции, а также мясного и молочного животноводства.
Пять организаций группы компаний, участвующих в проекте, имеют разный жизненный цикл выпускаемой продукции. Но даже в такой разноплановой деятельности прогресс помогает сотрудникам работать эффективнее.
Система используется для работы с электронными документами и помогает сократить время выполнения повседневных операций. В Directum RX сотрудники разрабатывают проектную документацию по шаблонам, согласуют по регламентам документы и работы, быстро находят информацию по конкретным проектам.
С помощью модуля «Управление проектами» руководители отслеживают загрузку сотрудников, фиксируют обязанности, контролируют их исполнение. Дополнительно на предприятии используют диаграмму Ганта для планирования, синхронизации и контроля работы команды, визуализации сложных проектов. Мобильные приложения Directum Solo и Jazz помогают решать рабочие задачи из любой точки мира.
Ценность бизнес-инициативы
Комплекс имеющихся предпосылок и сложностей в рамках данного кейса достаточно распространен для холдинговых структур, не зависимо от их специфики деятельности.
Ожиданий от продукта было много, и решение выбрали исходя из определённого набора критериев.
Во-первых, решение Directum Projects создает централизованное информационное поле. Оно позволяет выстроить полную картину в рамках всего портфеля проектов. Это помогает лучше понимать ситуацию и принимать обоснованные решения.
Во-вторых, у Directum Projects низкий порог входа. Чтобы начать работу, не нужно проходить длительное обучение. Интерфейс системы разработан с учётом потребностей пользователей, поэтому работать с ней удобно и просто.
В-третьих, в решении есть понятная система отчётов и виджетов по загрузке. Они доступны прямо из интерфейса программы.
Результаты
Достигнуты цели проекта
- Единое централизованное информационное поле, и единые стандарты ведения проектов.
- Актуальная информация о текущем статусе в режиме онлайн.
- Автоматизация управленческих задач, и минимизация ручного микроменджмента.
- Инструменты для прогнозирования рисков, прозрачное планирование ресурсов и показателей.
- И как следствие своевременные управленческие решения на основе объективных данных.
Показатели
- 100 пользователей охвачены автоматизацией по проекту;
- 11 автоматизированных топ-менеджеров;
- на 40% ускорилось выполнение административной работы;
- на 22% повысилась эффективность использования ресурсов;
- 75% операционных задач оцифрованы.
Отзывы пользователей
Для быстрой адаптации сотрудников в системе команда проекта провела пользовательское обучение. Представители компании отмечают, что Directum RX интуитивно понятна и проста в использовании.
