Directum: Финансовый архив
Решаемые бизнес-задачи
Средняя российская компания ежемесячно обрабатывает до 1000 первичных финансовых документов: накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ, счетов на оплату и т.д. С увеличением объемов документации повышается необходимость оперативной обработки первичных документов, организации их удобного хранения, а также настройки качественного поиска для анализа, сверок и различных проверок.
«Directum: Финансовый архив» обеспечит:
- быструю подготовку к налоговым и аудиторским проверкам;
- контроль возврата от контрагентов оригиналов документов;
- ведение претензионной деятельности;
- проведение инвентаризаций и сверок с контрагентами в срок;
- поддержание внеофисного хранения бумажных оригиналов документов;
- работу с документами филиалов и удаленных подразделений.
Работа с бизнес-решением прозрачна и проста
Схема движения первичных документов после внедрения решения «Directum: Финансовый архив»:
Сканирование и ввод входящих финансовых документов
Оперативное внесение больших объемов данных из первичных документов в учетную систему обеспечивается интеграцией с ABBYY FlexiCapture (средством распознавания гибких форм).
Работа в едином информационном пространстве
Directum также интегрирован с различными корпоративными учетными системами: SAP, Microsoft Dynamics AX, 1С и др. Благодаря этому исключается повторный ввод данных, облегчается взаимодействие пользователей различных систем, упрощается подготовка сводной отчетности и анализ данных, а также работа конечных пользователей – бухгалтеров, менеджеров по закупкам и продажам, руководителей подразделений и топ-менеджмента.
Набор средств интеграции Directum Integration Toolset позволяет связать образ документа, хранящегося в Directum, к записи первичного входящего документа в финансово-учетной системе.
Привязка карточки договора SAP к документу Directum
Новые получаемые образы первичных документов добавляются в комплект к существующим договорам или дополнительным соглашениям. Комплектование документов в Directum производится на основе имеющихся связей финансово-учетной системы. Это гарантирует оперативный доступ к необходимому документу и всей связанной с ним документации.
Контроль исходящей финансовой документации
Нанесение штрих-кодов позволяет легко контролировать возврат оригиналов документов от контрагентов, отслеживать внесенные корректировки и поддерживать актуальность данных в документации. Теперь вести претензионную деятельность, проводить инвентаризации и сверки с контрагентами станет гораздо удобнее и проще.
Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам
Все первичные документы идентифицируются по основным реквизитам (дата, номер, юридическое лицо, площадка отгрузки и т.д.), а также содержат информацию о местах хранения оригинала, месте возникновения документа и т.д. Скорость поиска учетных документов вырастает в 7-20 раз. Вы можете быстро, с наименьшими трудозатратами и в срок подготовить комплекты документов и сформировать отчеты для налоговых и аудиторских проверок.
При налоговых проверках из финансово-учетной системы формируются отчеты (например, книга продаж или покупок). Одновременно с этим из Directum автоматически печатаются образы документов, присутствующих в отчете. Далее автоматически формируется лист с описью распечатанных документов и также распечатывается.
Опись документов
Хранение оригиналов финансовых документов
При офисном хранении в карточке первичного финансового документа указывается дело финансового архива, а для каждого дела определяется место его хранения.
В случае с внеофисным хранением опись проводится на основе штрих-кода, наносимого при регистрации документов. Также опись может производиться на основе номера короба, предоставленного компанией, оказывающей услуги по хранению оригиналов документов.
Изъятие и возврат документов из архива фиксируются в Directum.
Единый электронный архив
Сервис электронного хранилища (Directum Storage Services) позволяет получить доступ к документам одинаково просто как из центрального офиса, так и удаленных подразделений. Правила управления оперативными и архивными хранилищами, сроки хранения первичных документов могут быть настроены в соответствии с требованиями законодательства.
