Directum в ГК «ОЙЛЭКТ» – переход на новый уровень эффективности

Компания МайТэк, генеральный партнер Directum в Республике Татарстан, завершила автоматизацию внутрикорпоративного документооборота в ГК «ОЙЛЭКТ». Сегодня в СЭД работают все ключевые сотрудники предприятия и руководство компании, в том числе генеральный директор.

О компании

Группа компаний «ОЙЛЭКТ» более 10 лет ведет деятельность в сфере нефтедобычи в Республике Татарстан. В состав компании входят ОАО «Дружбанефть» (с.Нуркеево), ОАО «МНКТ» (с.Актаныш), ООО «ТНГК-Развитие» (г.Альметьевск и г.Нурлат), центральный офис группы располагается в Казани.

Ситуация

Динамичное развитие и рост компании неизбежно ведут к усложнению бизнес-процессов, а территориальная удаленность подразделений сказывается на их длительности. Руководство не ставило перед собой задачи просто внедрить систему электронного документооборота, требовалась более глубокая работа, а именно:

• упорядочить и ввести единые стандарты управления документами во всей компании;
• упростить взаимодействие сотрудников и филиалов в рамках сквозных бизнес-процессов;
• обеспечить руководителей надежным инструментом контроля и повысить прозрачность процессов.

Выбор

Руководство ГК «ОЙЛЭКТ» сформулировало конкретные требования к системе электронного документооборота: богатые функциональные возможности, открытая платформа и простой инструмент разработки, которые вкупе позволят быстро адаптировать систему под задачи бизнеса. Из представленных на рынке ECM-систем предпочтение было отдано Directum. Эта система ­одна из немногих отечественных продуктов, которая имеет набор готовых решений для нефтегазовых компаний. Также свою роль сыграли мобильные решения для руководителей.

При выборе интегратора опирались на рекомендации и опыт в области оптимизации договорных и тендерных процессов в сфере нефтедобычи. Выбор был сделан в пользу компании МайТэк, свою роль при этом сыграли богатый список реализованных проектов и территориальная близость интегратора.

Анализ задач

На первом этапе перед командой проекта стояла задача автоматизировать ключевые процессы компании:

• делопроизводство;
• договорная деятельность;
• управление организационно-распорядительной документацией;
• работа с первичной бухгалтерской документацией;
• управление технической документацией.

Также необходимо было настроить интеграцию с учетной системой заказчика на базе 1С.

В единое информационное пространство предстояло объединить все филиалы компании. Чтобы сотрудники, находящиеся за пределами офиса, могли работать удаленно, требовалось настроить терминальный доступ и веб-клиент, а руководителям предоставить мобильное решение. 

Решение

Поставленные задачи были решены за счет внедрения базовых модулей системы Directum, а также с помощью бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами».  

Сегодня в системе электронного документооборота  ГК «ОЙЛЭКТ» ведутся все ключевые процессы:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• управление организационно-распорядительной документацией;
• работа с поручениями и служебными записками;
• создание и согласование договорных документов;
• работа с первичной бухгалтерской документацией и счетами на оплату;
• согласование технической документации;
• оформление и согласование протоколов совещаний;
• подготовка ежедневных и еженедельных отчетов для Генерального директора.

Интеграция Directum с учетной системой 1С избавила сотрудников от необходимости дублировать информацию.

Мобильные решения Directum iDecide Documents for iPad и Directum Jazz стали незаменимыми инструментами руководителей. В поездках или командировках вся необходимая информация находится под рукой. Отслеживать ход работ, рассматривать документы и выносить резолюции стало возможно и за пределами рабочего кабинета.

Генеральный директор ГК «ОЙЛЭКТ» также имеет собственное мобильное рабочее место. Не требуя никаких дополнительных действий, приложение по установленному расписанию рассылает поручения ответственным сотрудникам. Все необходимые отчеты сохраняются в специальной папке, обратиться к ней генеральный директор может в любое время.

Впечатления

Марданова Дания Равилевна, начальник правового управления ГК «ОЙЛЭКТ»:

«Нам удалось объединить в единую информационную среду все подразделения компании, упорядочить внутрикорпоративный документооборот. Еще полгода назад регистрация документов велась в каждом филиале отдельно в виде Excel-файлов, сегодня вся работа ведется в системе электронного документооборота. Отдельно хочется отметить подход команды внедрения к работе, нацеленность на результат и умение справляться со сложностями не в ущерб срокам проекта. Так, например, специалисты МайТэк структурировали и объединили три разрозненные базы 1С в одну. Совместными усилиями создан эффективный инструмент для целей бизнеса».

Результаты

Проект стартовал в сентябре 2015 года, спустя 4 месяца сотрудники ГК «ОЙЛЭКТ» уже могли оценить результаты. На сегодняшний день в системе Directum работают все подразделения компании, всего порядка 200 сотрудников. Поток бумажных документов между филиалами значительно сократился, поэтому риск их утери сведен к минимуму. Уже сегодня сотрудники отмечают ускорение бизнес-процессов, а руководители – прозрачность процессов и рост исполнительской дисциплины.

Перспективы

Руководство ГК «ОЙЛЭКТ» планирует продолжить функциональное развитие Directum и автоматизировать ряд новых, значимых для компании, процессов.