Бизнес контекст
Более 10 лет Аверс использовал систему Directum версии 5.1. За это время накопилась большая база данных и множество бизнес-процессов, которые требовали обновления и оптимизации с учетом современных отраслевых стандартов и требований законодательства.
Учитывая современную специфику отрасли и необходимость увеличения охвата бизнес-процессов, как для клиентов, так и для сотрудников, руководство Банка приняло решение о переходе на более современную, безопасную и функционально расширенную систему Directum RX.
Цели проекта
· Перенос объемной накопленной базы и процессов на новую платформу Directum RX без потери данных и технологических разрывов.
· Оптимизация и автоматизация ключевых бизнес-процессов с учетом новых требований.
· Повышение надежности, производительности и безопасности работы системы.
· Увеличение эффективности работы сотрудников и улучшение клиентского обслуживания.
Решение
Банк перешел с Directum версии 5.1 на Directum RX, начиная с реализации наиболее критичных и приоритетных бизнес-процессов:
· Маршрутизация входящих документов с модификацией карточки входящего письма.
· Автоматизация процессов обработки запросов для юридических и физических лиц, перегенерации ключа, работы с расчетными счетами.
· Автоматическое определение ответственного подписанта.
Система автоматически назначает задание на подписание нужному сотруднику, анализируя его полномочия и содержание документа. Больше не нужно тратить время на уточнения у коллег — особенно это удобно для новых сотрудников. Новый процесс ускоряет согласование и исключает ошибки при выборе подписанта.
· Автоматизация обработки заявок в ИТ-службу, включая выдачу и отзыв прав на информационные ресурсы Банка, организацию рабочих мест и создание заявки на разработку нового ПО.
· Создание специального исполнительного листа для упрощения принятия решений и автоматической маршрутизации. Сводная информация для ответственных консолидируется в единой карточке.
В ходе проекта перехода работа велась по двум ключевым направлениям
- Совершенствование внутренних процессов.Автоматизированы наиболее приоритетные операционные задачи, такие как обработка заявок в ИТ-службу, автоматическое определение подписанта документов и маршрутизация внутренней корреспонденции. Это позволило сократить циклы согласований и повысить эффективность работы сотрудников.
- Повышение качества клиентского сервиса.Оптимизированы процессы, напрямую влияющие на взаимодействие с клиентами: обработка запросов юридических и физических лиц, работа со счетами, ускорение договорной работы и обработки входящей корреспонденции. В результате повысилась скорость и прозрачность обслуживания.
Результаты проекта
Переход на Directum RX стал важным этапом в оптимизации бизнес-процессов и повышении эффективности работы Банка. В результате реализации проекта удалось получить следующие преимущества:
- Интеграция процессов. Создана единая структура электронного документооборота.
- Эффективная миграция данных. Обеспечена целостность документооборота с 2014 года, позволяющая использовать исторические данные для анализа и долгосрочного планирования.
- Упрощение отчетности. Централизованный доступ к документам и автоматизация подготовки отчетов ускоряют и повышают точность работы канцелярии, снижая ошибки, связанные с человеческим фактором.
Кроме того, Directum RX улучшает контроль и аудит всех этапов работы с документами. Руководители благодаря виджетам отслеживают ход проектов, сроки и загруженность сотрудников, что упрощает процессы внутреннего контроля и аудита и повышает эффективность использования ресурсов Банка.
Показатели деятельности Банка Аверс после внедрения системы Directum RX:
- Создается более 500 документов в день, что обеспечивает оперативность документооборота.
- В системе одновременно выполняется свыше 400 задач в день, что ускоряет обработку заявок и внутренних поручений.
- Оптимизировано более 50 регламентных процедур, повышая стандарт качества и прозрачность процессов.
