Внедрение МКДО в организации ОПК: путь к эффективности

В марте 2023 года компания МайТэк завершила масштабный проект по внедрению модуля межкорпоративного документооборота (МКДО) на версии Directum 5.8 для одного из клиентов, играющих важную роль в отрасли ОПК. Реализация проекта заняла период с 1 июля 2022 года по 24 марта 2023 года — с учётом особенностей адаптации и глубокой интеграции с существующими системами заказчика.

Бизнес-контекст

Ранее сотрудники организации заказчика были вынуждены вручную входить в личные кабинеты внешних сервисов, скачивать документы и загружать их в систему Directum, что повышало трудоёмкость процесса и могло стать причиной ошибок (человеческий фактор). Полная автоматизация межкорпоративного документооборота стала основной целью внедрения, чтобы исключить ручной перенос документов между внешними системами и внутренним документооборотом при ежедневном обмене документами с контрагентами.

Решение

Реализация проекта сопровождалась рядом вызовов:

• необходимость адаптации процессов согласования документов под новые условия обмена;
• настройка коннектора к СБИС, требовавшая точной синхронизации форматов и прав доступа.

Тем не менее команда внедрения со стороны исполнителя адаптировала решения, благодаря чему уже с первых месяцев эксплуатации система в новой конфигурации начала стабильно работать.

В настоящее время система функционирует в промышленном режиме и обеспечивает бесшовный обмен документами с контрагентами без необходимости ручного выхода пользователей в сторонние сервисы. Хотя окончательные количественные показатели ещё формируются в процессе адаптации персонала, уже заметна устойчивая тенденция к сокращению времени обработки документов на 30–40%.

Обучение сотрудников Заказчика проводилось по адаптированной программе, которая была разработана с учётом специфики бизнес-процессов организации. В рамках разработанных спецкурсов рассматривались работа с новыми интерфейсами, обработка входящих и исходящих документов, а также действия в случае нестандартных ситуаций, например, таких как ошибочное отправление документов контрагентом.

Планы на будущее

В дальнейшем заказчик планирует расширить функционал МКДО за счёт интеграции с другими внешними системами, включая ЭДО от «Контур» и «Диадок», а также внедрить аналитику по срокам согласования и автоматические уведомления о просрочках. В перспективе предполагается полная цифровизация всех внешних коммуникаций.