Скорость и безопасность: цифровизация работы с МЧД в АО «Татэнерго»

Бизнес-контекст и цели проекта

Решение об автоматизации работы сотрудников с машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в Directum RX было принято на основе комплекса нормативных и операционных задач, возникших у Заказчика.

Первым основанием перехода на использование МЧД послужило изменение в законодательстве, в частности поправки в Федеральный закон № 63 «Об электронной подписи». Автоматизация работы с МЧД непосредственно в Directum RX позволила отказаться от сторонних сервисов и обеспечить поддержку актуальных форматов доверенностей 002 и 003.

Вторым основанием стал масштаб документооборота холдинга: большой поток первичной и договорной документации требовал ускорения операций работы с документами и их централизованного контроля и аудита.

Третьим основанием были высокие временные затраты сотрудников на ручную обработку входящих документов: сверку сканов, поиск договоров и ручной ввод данных.

Четвертым фактором стал риск человеческих ошибок при ручном заполнении информации на основе скан-копий доверенностей.

Автоматизация работы с МЧД в Directum RX должна была позволить комплексно решить эти задачи, объединив процессы в единой системе.

Цель проекта — создание в АО «Татэнерго» централизованной, автоматизированной и прозрачной системы управления полномочиями сотрудников на основе машиночитаемых доверенностей на базе имеющегося ядра документооборота - Directum RX.

В рамках проекта перед командой стояли следующие задачи:

• автоматизация процесса выпуска, отзыва и перевыпуска доверенностей в рамках всей компании;
• проверка полномочий подписантов при работе с входящей и исходящей первичной и договорной документацией;
• возможность работать в едином АРМ сотрудника, без переключения в сторонние сервисы проверки МЧД;
• повышение прозрачности процесса работы с собственными доверенностями.

Решение и ход реализации

Проект полноценно содержал в себе все этапы реализации:

1. GAP анализ, демонстрация возможностей системы
2. Разработка схем бизнес-процессов
3. Формирование технического задания на реализацию
4. Установка решения на тестовом контуре
5. Первичная настройка решения
6. Установка средств криптозащиты
7. Настройка реестра доверенностей на тестовом контуре
8. Импорт доверенностей на тестовый контур
9. Демонстрация функционала и тестирование процессов
10. Установка решения и перенос настроек на продуктивный контур
11. Консультирование пользователей при работе с решением в рамках опытно-промышленной эксплуатации (ОПЭ)

На тестовом контуре, полностью повторяющем продуктивную среду, была проведена демонстрация внедряемого решения для девяти подразделений холдинга.

Параллельно с внедрением, в дополнение к уже существующим интеграционным потокам, были адаптированы карточки документов под специфику Заказчика с целью интеграции в общий ИТ ландшафт.

Также для полноценной работы в системе с данным типом документов был проработан регламент согласования и подписания доверенностей.

Для удобства работы и унификации подходов, был доработан процесс для импорта действующих МЧД, выпущенных напрямую через оператора ЭДО, настроен журнал для единой сквозной нумерации реестра доверенностей как электронных, так и бумажных.

Для сокращения времени поиска, ручного заполнения персональных данных и исключения ошибок (а также в случае изменения персональных данных) доработана интеграция с кадровой системой по запросу (по кнопке) для автоматического заполнения/изменения необходимых данных по сотруднику.

Внедрение затронуло все ключевые подразделения, работающие с первичной и договорной документацией: договорно-юридический отдел, делопроизводство, бухгалтерию, специалистов по закупкам и ответственных за абонентские ящики.

В результате проведенных работ удалось существенно сократить время на создание, согласование, подписание, аннулирование и загрузку МЧД. В системе появилась возможность отслеживать историю и статистику работы с доверенностями. Был доработан функционал проверки полномочий по доверенностям при обработке первичной документации, что значительно упростило работу сотрудников. Таким образом, удалось исключить необходимость работы в сторонних сервисах и снизить операционную нагрузку на службу информационной безопасности.

Ценность бизнес-инициативы

Срок выпуска доверенности сократился в 2 раза за счет автоматизации, одновременно ускорив все смежные операции. В итоге удалось достичь следующих результатов:

• Прозрачный жизненный цикл доверенностей. Появилась прозрачная история работы с доверенностями в рамках полного жизненного цикла доверенности, начиная от создания, заканчивая аннулированием или перевыпуском документа. Это исключило риск утери документов и обеспечило надежный мониторинг отчетности.
• Устранение ручных операций и ошибок при проверке полномочий. Модификация автоматизированного рабочего места сотрудника (АРМ) позволила автоматизировать проверку полномочий подписантов, указанных в реквизитах присылаемых документов. Риск принятия решений на основе недействительной доверенности сведен к минимуму.
• Создание единого и комфортного рабочего пространства. Сотрудники получили возможность выполнять свои должностные обязанности, связанные с доверенностями, в режиме «единого окна» Directum RX. Это повысило удобство и скорость работы.
• Усиление корпоративной безопасности. В качестве значимого сопутствующего эффекта, отпала необходимость предоставления сотрудникам доступа к внешним ресурсам для проверки полномочий по электронным доверенностям. Все операции теперь выполняются во внутреннем, защищенном контуре СЭД, что повысило общий уровень информационной безопасности холдинга.