Цифровой прорыв в приборостроении: автоматизация делопроизводства на базе Directum RX
Бизнес-контекст и цели проекта
АО «Завод «Фиолент» - одно из ведущих предприятий в области проектирования и изготовления ручных электрических инструментов как профессионального, так и бытового назначения. Единственный отечественный производитель (полного цикла) ручного электрического инструмента.
Основными предпосылками к внедрению электронного документооборота стало понимание необходимости сократить объем работы с бумажными документами, а также цифровизировать и ускорить внутренние бизнес-процессы завода.
Цели проекта – внедрение модуля «Делопроизводство» на базе системы Directum RX.
Исходя из цели проекта были поставлены следующие задачи:
- формирование электронного архива входящих, исходящих и внутренних документов завода;
- сокращение бумажного документооборота;
- сокращение времени на создание, согласование и поиск документов;
- исключение рисков потери документов;
- обеспечение прозрачности бизнес-процессов.
Решение и ход реализации
В течение 2,5 месяцев под ключ выполнен полный цикл внедрения: настройка 10 регламентов, 24 видов документов и 30 шаблонов. Благодаря переводу внутренних документов в электронный вид удалось автоматизировать большую часть документооборота завода, сократить сроки согласования и уменьшить количество бумажных копий.
В ходе проекта внедрения были автоматизированы следующие процессы системы Directum RX на базе модуля Делопроизводство:
- регистрация и рассмотрение входящих писем и вынесение резолюций;
- согласование и регистрация исходящей корреспонденции;
- согласование, регистрация, контроль исполнения приказов и распоряжений по основной деятельности;
- работа со служебными записками;
- работа с внутренними документами завода.
О востребованности системы говорят цифры: всего за 2,5 недели опытно-промышленной эксплуатации в СЭД было создано почти 750 документов. Это подтверждение того, что сотрудники высоко оценили удобство новой системы и активно используют ее в повседневной работе. Такие показатели свидетельствует как о грамотно выстроенных процессах внедрения, так и о реальной потребности завода в цифровых инструментах.
Кроме того, в рамках проекта был внедрен модуль «Проекты», который позволил оптимизировать управление проектными задачами и значительно сократить время на поиск необходимой информации.
Также удалось повысить прозрачность бизнес-процессов за счет встроенных в систему виджетов - удобного инструмента контроля исполнения поручений и настроенных регламентов.
Для обеспечения удаленной работы сотрудников завода были внедрены мобильные приложения Jazz и Solo. Они обеспечили надежный доступ к системе из любой точки, что повысило мобильность персонала и общую эффективность работы.
Высокий профессионализм команды внедрения позволил автоматизировать работу 380 сотрудников из 76 подразделений всего за 2,5 месяца — это на месяц быстрее запланированных сроков.
Ценность бизнес-инициативы
В ходе реализации проекта были достигнуты следующие результаты:
- документооборот завода был переведен в электронный вид;
- сформирован цифровой архив входящих, исходящих и внутренних документов;
- улучшено качество обслуживания клиентов за счет обеспечения быстрого доступа к информации, связанной с их запросами;
- повышена прозрачность бизнес-процессов благодаря возможности отследить каждый этап выполнения задачи;
- сокращены сроки согласования документов за счет внедрения мобильных приложений;
- унифицированы формы документов посредством введения единых шаблонов;
- оптимизировано управление проектными задачами благодаря внедрению модуля «Проекты»;
- обеспечен контроль сроков и этапов исполнения проектов за счет автоматизации проектного учета.
