За 1,5 месяца от стопки бумаг к цифровому документообороту

Как дочерняя компания «ХТК Промэкология» крупнейшего предприятия «Холдинг Транспортные компоненты»автоматизировала ключевые бизнес-процессы без остановки работы

Когда компания не очень крупная, кажется, что автоматизация может подождать. Но именно в этот момент важно выстроить процессы так, чтобы потерянный договор, затянутое согласование или забытое поручение не стали реальными рисками для бизнеса.

Именно такой подход выбрала дочерняя компания «ХТК Промэкология» одного из крупнейших предприятий России. Холдинг объединяет более 50 производственных и сервисных компаний в сфере транспортного машиностроения в России, Казахстане, Венгрии и Латвии. Компания «ХТК Промэкология» занимается деятельностью по обращению с отходами производства, оказывает услуги по подготовке экологической документации и экологическому сопровождению. В этой отрасли строгий документальный контроль является обязательным требованием.

Бизнес-контекст

В ноябре 2023 года руководство компании приняло решение перевести документооборот в электронный формат. Бизнес-процессы были непрозрачными и затяжными: сотрудники вручную обрабатывали входящие, исходящие и договорные документы. Риск потери документов действительно существовал, а контроль исполнительской дисциплины держался на личной ответственности каждого.

Цели проекта:

• перевести текущий документооборот в электронный вид;
• сформировать единый архив входящих, исходящих, внутренних и договорных документов;
• сократить время на создание, согласование и поиск документов;
• исключить любой риск потери документов;
• повысить прозрачность бизнес-процессов и уровень исполнительской дисциплины.

В рамках проекта были внедрены следующие модули системы Directum RX:

• Делопроизводство. Настроены сквозные процессы для всех типов документов: входящие и исходящие письма с автоматической нумерацией и контролем исполнения поручений, четыре вида приказов и одно распоряжение, доверенности на сотрудников и водителей. Также настроены документы для внутренних нужд: графики отпусков, авансовые отчёты, акты об уничтожении, реестры и заявления с регламентами согласования для каждого.

  

• Договоры. Настроены три вида договоров с категориями: на экологическое сопровождение, по вывозу отходов и прочие. К каждому виду привязаны регламенты согласования, дополнительные соглашения и акты выполненных работ — акты приёма-передачи и акты утилизации.

  

• Мобильное приложение Directum Solo. Руководители получили возможность утверждать документы, создавать поручения и задачи без привязки к офису.

  

Команда МайТэк применила отработанную технологию внедрения: готовые решения системы Directum RX адаптировались под конкретные запросы бизнеса, в том числе специфичные для отрасли документы. Это позволило в короткие сроки охватить все процессы компании без потери качества настройки.

По завершении проекта компания планировала достичь следующих целей:

• создать единую цифровую среду для работы с документами всех типов;
• обеспечить руководителям мобильный доступ к документам и поручениям без привязки к офису;
• выстроить прозрачную систему контроля исполнения задач.

Решение

Проведя анализ нескольких ИТ-продуктов, компания выбрала импортонезависимую систему Directum RX. Аргументами в пользу выбора стали простой и понятный интерфейс, возможность быстрого внедрения и обучения сотрудников. Облачная инфраструктура также стала преимуществом: для развёртывания и эксплуатации системы не требовалось собственных ИТ-ресурсов компании.

Команда МайТэк реализовывала проект с января по февраль 2024 года. Параллельно с настройкой системы сертифицированные преподаватели МайТэк провели обучение ведущих пользователей и администраторов — это позволило рабочей группе с первых дней понять логику системы, проверить функционал и оперативно возвращать обратную связь по настройкам. Именно вовлечённость команды заказчика стала одним из ключевых факторов успешного запуска.

Ценность бизнес-инициативы

Количественные показатели:

• Внедрение завершено за 1,5 месяца
• 100% пользователей охвачены автоматизацией (около 50 сотрудников)
• 100% топ-менеджеров работают в системе
• 100% договорных документов, входящей и исходящей корреспонденции, а также организационно-распорядительных документов переведены в электронный формат
• Время согласования документов сократилось в 2–3 раза
• Настроено более 25 видов документов, более 20 шаблонов и более 10 регламентов согласования

Качественные показатели:

• Обеспечены единые процессы и правила работы с документами: регламенты мгновенно распространяются на всю компанию
• Исключён риск потери документов за счёт общего электронного архива с разграничением прав доступа
• Повысился уровень исполнительской дисциплины: поручения фиксируются в системе и находятся под контролем
• Руководители получили мобильность: работа с документами и задачами теперь доступна с любого устройства

Отзыв клиента

«Все задачи по реализации проекта внедрения системы Directum RX были выполнены в полном объеме. Благодарим команду МайТэк за профессионализм, ответственное отношение к проекту и надеемся на дальнейшее сотрудничество!»

В.А. Тучнолобова, Генеральный директор ООО «ХТК Промэкология»

Перспективы развития

Компания продолжает повышать удобство работы в системе: выстраивает кросс-системные процессы, оптимизирует уже цифровизированные процедуры и обучает сотрудников новым возможностям Directum RX.

Почему это важно для вашего бизнеса

Бумажный документооборот — это не только неудобство. Это потерянные договоры, затянутые согласования и поручения. При этом переход на цифру не требует большой ИТ-команды или долгого внедрения. Кейс ООО «ХТК Промэкология» показывает, что даже небольшая компания может выстроить прозрачные и управляемые процессы за полтора месяца.