ИИ на страже документооборота: как АО «ДиМ» сократили время обработки документов на 70% с помощью Directum RX

Бизнес-контекст и цели проекта

Акционерное общество «Дороги и Мосты» — крупнейшая российская компания в области строительства объектов транспортной инфраструктуры, входящая в холдинг АО «ГК НПС».

АО «ДиМ» в условиях роста объёмов деловой активности и расширения географии присутствия сталкивалось с ежедневным значительным потоком входящей корреспонденции, поступавшего от государственных органов, контрагентов, дочерних и зависимых обществ, а также иных заинтересованных сторон.

Через Аппарат управления генерального директора проходит большой поток документов, в том числе входящая корреспонденция от государственных органов, контрагентов, дочерних и зависимых обществ и иных заинтересованных сторон, а также внутренняя документация — служебные записки, приказы и другие управленческие документы.

Ключевой задачей стало автоматическое преобразование этого потока в структурированные данные: распознавание реквизитов документов, их классификация по типам и тематикам, извлечение сущностей — номеров и дат документов, персон, наименований организаций и прочее.

Решение и ход реализации

В рамках проекта был внедрен модуль «Делопроизводство» Directum RX с использованием встроенных интеллектуальных сервисов. Его внедрение позволило комплексно автоматизировать ключевые бизнес-процессы. Реализация включала следующие этапы:

• Автоматизация процессов обработки служебных записок, входящей и исходящей корреспонденции, поручений, приказов и распоряжений.
• Запуск и дообучение интеллектуальных сервисов Ario;
• Осуществление интеграции с 1С:ЗУП;
• Настройка сквозной мультидоменной аутентификации с использованием Active Directory.

Дообучение сервисов интеллектуальной обработки

В ходе проекта был произведен глубокий анализ показателей обработки входящих документов компании посредством встроенных сервисов интеллектуальной обработки. Под потребности документооборота было произведено дообучение моделей извлечения фактов на реальных примерах входящих писем. Процент распознавания по результату выполнения работ был доведен до 80% для обрабатываемых документов. Количество обрабатываемых документов в месяц составило более 5 000, а время на обработку сократилось на 70% по сравнению с ручным вводом.

Настройка Мультидоменной аутентификации

В рамках проекта внедрения Directum RX самым сложным этапом стала настройка сквозной аутентификации Kerberos в мультидоменной среде с нестандартной архитектурой. Пользователи и критичные бизнес-системы находились в одном домене, а прикладные и инфраструктурные сервисы — в другом, в физически-, сетево- и адресно- изолированном домене. Требовалось:

• настроить доверительные отношения и делегирование доменов;
• согласовать взаимодействие служб каталогов и систем разрешения имён между географически и сетево- разнесёнными средами;
• выстроить надёжный маршрут движения Kerberos-учётных данных для стабильного входа (SSO) без скрытых точек отказа.

Кроме того, потребовалась чёткая координация действий между ИТ-подразделениями, отвечающими за инфраструктуру разных доменов, а также выстраивание прозрачного процесса управления изменениями. Успех обеспечила совместная работа команд Заказчика и Исполнителя: общая архитектура, единое понимание целей и обмен экспертизой позволили бесшовно объединить распределённые среды в единую систему аутентификации

Настройка кросс-функционального подчинения

В проекте АО «ДиМ» также была решена проблема, когда функциональное подчинение не совпадает с организационной структурой. Командой МайТэк было предложено следующее решение:

• Вычисляемая роль «Руководители по иерархии» на основе поля «Головное подразделение». Это позволило автоматически маршрутизировать задачи, а также ограничивать ветвь согласования, где это требуют бизнес-процессы.
• Статичную роль «Руководители высшего звена» для генерального директора и топ-менеджеров, которых не нужно вычислять через иерархию.

Такой подход исключил ручной ввод и ошибки.

Развертывание и настройка отказоустойчивого кластера

В ходе проекта спроектирована и развернута отказоустойчивая архитектура системы. Это обеспечивает бесперебойную работу системы документооборота даже в случае сбоя отдельного оборудования. Таким образом, достигается максимальная доступность сервисов для пользователей, а также гарантируется сохранность и целостность всех документов и данных, что является фундаментом для непрерывности бизнес-процессов.

Интеграция с 1С:ЗУП

Для удобного переноса организационной структуры и ее синхронизации в системах компании была осуществлена интеграция с 1С:ЗУП, в рамках которой производился анализ потребностей АО «ДиМ». Интеграция была реализована посредством стандартных сервисов интеграции Directum RX.

Бизнес-ценность проекта

• Сокращение среднего времени обработки документа за счёт автоматизации процессов согласования, утверждения и архивирования.
• Повышение прозрачности бизнес-процессов и значительное снижение трудозатрат рядовых сотрудников при работе с документами.
• Организация единой точки входа для всей корреспонденции, поступающей в АО «ДиМ», что минимизирует риски потери информации.
• Снижение расхода офисной бумаги благодаря переходу на электронный документооборот, что одновременно уменьшает затраты и способствует экологической устойчивости.
• Сокращение потребления расходных материалов для офисной техники (чернила, тонеры, запчасти) вследствие уменьшения объёмов печати.
• Снижение затрат на аренду площадей для хранения бумажных архивов за счёт перехода на электронные форматы документов.

Результаты проекта в цифрах:

• 1000+ рядовых пользователей обучено в рамках проекта в течении недели
• 1500+ рабочих мест автоматизировано
• 23500+ документов обработано системой во время опытно-промышленной эксплуатации (ОПЭ) в течении 2 мес.
• 28000+ листов ежемесячная экономия, зафиксированная на этапе ОПЭ