В 8 раз быстрее и без визита в офис: как компания холдинга «Нацпроектстрой» автоматизировала кадровый документооборот

Бизнес-контекст и цели проекта

ООО «УК БСМ» — строительная компания, которая входит в один из крупнейших российских инфраструктурных холдингов «Нацпроектстрой». Компания занимается выполнением комплекса работ по строительству железных и автомобильных дорог, объектов промышленного и гражданского назначения. Обособленные подразделения «Бамстроймеханизации» находятся в Москве, Хабаровске, Тынде, Чите и Комсомольске-на-Амуре.

Внедрение решения Directum HR Pro было обусловлено потребностью в упрощении взаимодействия с сотрудниками для решения производственных задач, стремлением к минимизации бумажного документооборота и повышению эффективности работы сотрудников за счет сокращения времени на бумажные процедуры.

Цель проекта — внедрение импортонезависимого, сквозного, и безопасного решения Directum HR Pro в ООО «УК БСМ».

В рамках проекта предстояло объединить ключевые кадровые операции: кадровый электронный документооборот (КЭДО), автоматизация процесса приема на работу, оформление командировок и планирование отпусков.

Важной частью решения должна была стать интеграция с системами 1С: Зарплата и управление персоналом и Active Directory (AD), для централизованного управления данными и удобного доступа сотрудников через «Личный кабинет» без привязки к рабочему месту.

Особо важной задачей было обеспечение полного соответствия решения строгим требованиям российского законодательства — в частности, Федерального закона №152 «О персональных данных» и Трудового кодекса. Проект требовал строгого соблюдения норм безопасности обработки и хранения персональных данных, что потребовало реализации комплексных мер, включая многоуровневую защиту.

Решение и ход реализации проекта

В рамках проекта внедрено решение Directum HR Pro, которое позволило создать мобильный и удобный доступ для тысячи сотрудников из разных регионов через Личный кабинет, независимо от рабочего места и устройства. Это было обеспечено гибкой настройкой прав доступа, обеспечением работы через мобильные устройства и полноценной интеграцией с корпоративными системами.

При реализации проекта осуществлялся комплексный подход в автоматизации всего жизненного цикла персонала компании: от приема на работу до увольнения. Команда проекта оптимизировала и выстроила рутинные, ежедневные регулярные процессы. В том числе удаленного приема и увольнения, включая промежуточные кадровые процессы: командировки, отпуска и различные заявления.

Внедрение решения Directum HR Pro позволило не только снизить операционные издержки и сократить время обработки кадровых процессов, но и обеспечить надежное соответствие требованиям Федерального закона №152 «О персональных данных» и трудового законодательства, настроив многофакторную аутентификацию, гарантирующую высокий уровень информационной безопасности и минимизацию рисков утечки данных.

В рамках проекта была адаптирована типовая конфигурация 1С под корпоративные стандарты ООО «УК БСМ»: добавлены специализированные виды кадровых документов (заявления, приказы, уведомления), интегрированные между системами. Ключевым улучшением стала разработка отдельного процесса согласования табелей учета рабочего времени. Теперь табели, загруженные из 1С, автоматически проходят утверждение по цепочке. Система контролирует соблюдение трудового режима, точно фиксирует отклонения (отсутствия, сверхурочные) и гарантирует прозрачность процесса для всех участников: от табелирующего до бухгалтерии, исключая ошибки в расчетах.

Это позволило сократить время согласования до нескольких часов и исключить ошибки ручного ввода. Прозрачность процессов повысила дисциплину сотрудников, а бухгалтерия теперь получает точные данные без дублирования. Табелирующим достаточно в несколько кликов отметить отсутствия и сверхурочные — остальное система делает автоматически.

Еще одним важным инновационным достижением стало обеспечение удаленного найма: кандидаты получают возможность полного дистанционного подписания кадровых документов через Личный кабинет с использованием электронной подписи. Это не только отвечает современным запросам удаленной работы, но и обеспечивает правовую значимость кадрового документооборота. Новый сотрудник может приступить к работе, не посещая офис, независимо от своего местоположения на территории России.

Для дорожного строительства с его объектами, расположенными зачастую на весьма удаленных участках, это ключевое преимущество: персонал и техника приступают к работе сразу, минуя офис и бумажную волокиту.

Ценность бизнес-инициативы

Решение Directum HR Pro оказало ощутимое влияние на оптимизацию рабочих процессов в ООО «УК БСМ». Благодаря внедрению решения удалось достичь следующих результатов:

• Существенно сократилось время оформления командировок и планирования отпусков за счет унификации требований и шаблонов, что позволило экономить рабочее время персонала и сократить административные задержки.
• Значительно снизились трудозатраты на обработку кадровой документации за счет автоматизации рутинных задач, что помогло специалистам сосредоточиться на стратегически важных задачах и повысить качество управленческих решений.
• Сократились операционные издержки за счет отказа от бумажных документов и почтовых расходов, что экономически эффективно для Заказчика.
• Повысился уровень удовлетворенности сотрудников за счет более прозрачных и удобных процессов обслуживания, что повысило их вовлеченность в процессы компании.
• Улучшение контроля исполнения обеспечило полный прозрачный и автоматизированный мониторинг всех кадровых процессов и документации. Встроенные механизмы контроля и уведомлений позволили вдвое снизить количество ошибок, минимизировать задержки, а также своевременно отслеживать статус выполнения поручений и согласований.

Внедрение системы стало качественным скачком в цифровизации компании, создав современную, защищенную и эффективную основу для управления персоналом.