Directum: Классическое делопроизводство

Решаемые бизнес-задачи

Деятельность любой компании сопряжена с обработкой большого объема бумажной корреспонденции: входящих и исходящих писем, приказов, распоряжений по основной деятельности, и т.д. Системы электронного делопроизводства помогают многим компаниям повышать эффективность работы с корреспонденцией. Что немаловажно, при этом организациям удается гармонично сочетать работу с бумажными документами и электронный документооборот.

Бизнес-решение «Directum: Классическое делопроизводство» оптимизирует работу с документацией и позволяет:

• вести номенклатуру дел и журналы регистрации;
• классифицировать и регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
• выносить резолюции и отправлять поручения;
• контролировать местонахождение оригиналов документов и выдачу бумажных копий;
• готовить отчетность по документообороту организации.

Работа с решением для электронного делопроизводства прозрачна и проста

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. Для крупных компаний, где регистрация документов осуществляется децентрализованно в структурных подразделениях, предусмотрены места регистрации.

Номенклатура дел

В журналах регистрации ведутся списки РКК — входящих, исходящих, внутренних.

Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, а также любой другой необходимый реквизит.

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов из соответствующего справочника. Это значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в Directum, нужно просто заполнить необходимые поля РКК, при этом регистрационный номер будет присвоен автоматически. Также прямо к РКК можно прикрепить скан-образ документа. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы потокового ввода Directum Capture Services.

РКК содержат все первичные данные (корреспондент, подразделение организации, представитель организации, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки и т.д.), а также необходимую информацию о состоянии любого бумажного документа организации (местонахождение, состояние исполнения и т.д.).

Для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям.

Пример РКК

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа внутри компании.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения, вынесения резолюции, постановки на контроль и исполнения. При этом дальнейшая работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Это экономит рабочее время исполнителей и предотвращает случайную потерю оригинала.

По итогам рассмотрения документа выносится резолюция, на основании которой документ ставится на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков. Секретарь или сам руководитель быстро формирует поручения по документу прямо из РКК.

Поручения

Поручения могут легко делегироваться, при этом в задании на выполнение ведущего поручения отображается соответствующая подсказка.

Поручения позволяют сделать работу максимально прозрачной и обеспечивают:

• фиксацию переписки по исполнению;
• возможность отправки на доработку;
• гибкую настройку маршрутизации.

Поиск и анализ

Поиск по реквизитам позволяет найти как сам электронный документ, так и его регистрационную карточку вместе с информацией о местонахождении и процессе исполнения документа.

Поиск по РКК

Также найти нужный документ вместе с РКК можно по штрихкоду на бумажном аналоге документа благодаря технологии быстрой идентификации Directum RapID. В этом случае уходит необходимость «ручного» поиска электронного документа. Нужно просто считать штрихкод бумажного документа с помощью специального сканера, после чего система автоматически находит сам документ и связанные с ним задания.

Окно действий над найденным документом

Для анализа эффективности работы пользователей в системе предусмотрены специализированные отчеты: «Список ознакомления», «Контроль сроков исполнения поручений», «Статистика исполнения поручений», «Документы, подлежащие возврату» и др.

Пример отчета