Акелон: Управление проектами
Бизнес-решение «Акелон Проекты» – это новая версия бизнес-решения «Акелон: Управление проектами» (PM.Now). Бизнес-решение представляет собой универсальный инструмент для управления проектной деятельностью без привязки к какому-либо конкретному направлению или отрасли.
Решаемые бизнес-задачи
Управление портфелем проектов
Решение позволяет создать единый реестр проектов компании, что дает следующие возможности:
- ведение общей информационной базы по проектной деятельности компании;
- быстрый поиск проекта по множеству доступных критериев;
- разграничение прав доступа к проектам в соответствии с политикой конфиденциальности в компании;
- сбор первичной аналитики проектной деятельности компании.
Календарное и ресурсное планирование
Решение обладает широким набором инструментов для планирования проекта, что позволяет:
- построить структуру этапов и задач;
- распределить роли и зафиксировать ответственность участников проекта;
- работать с планом проекта в графическом виде при помощи диаграммы Ганта, доступной в специальной компоненте Редактор проекта*;
- учитывать фактические трудозатраты исполнителей.
*Базовый функционал Редактора проектов включает: перемещение/копирование/вставку задач и этапов, хранение истории операций с возможностью возврата, добавление исключений календаря, возможность множественной замены ресурсов в назначениях, наложение связей между задачами.
Редактор проектовУправление жизненным циклом проекта
В рамках решения реализованы все основные процессы, задействованные в проектной деятельности:
- согласование и утверждение проекта;
- завершение проекта и подведение его итогов.
Документационное сопровождение
Решение использует обширные возможности платформы для работы с документами с целью создания полноценного архива проектных документов. Каждый документ, созданный в рамках проекта, идентифицируется со всем проектом, отдельным его этапом или задачей, что позволяет легко найти его в системе с помощью поиска. Кроме того, для каждого проекта автоматически создается его папка в системе с определенной структурой, с помощью которой можно быстро найти любой интересующий документ, связанный с проектом.
Управление портфелем проектов
Портфель проектов – это набор проектов и программ проектов, которые одновременно реализуются в компании. В целях обеспечения оптимального распределения ресурсов компании между всеми элементами портфеля необходимо управлять портфелем как единым целым.
Бизнес-решение «Акелон Проекты» позволяет вести единый реестр проектов компании и консолидировать всю информацию по каждому из проектов, что обеспечивает ее доступность и удобство поиска.
Для каждого проекта распределяются и фиксируются роли, в соответствии с которыми сотрудники получают необходимую информацию и несут определенную ответственность.
Календарное и ресурсное планирование
Бизнес-решение «Акелон Проекты» поддерживает работу с планом проекта в графическом виде. Для этого используется приложение Редактор проектов с привычным инструментом планирования – диаграммой Ганта. Приложение позволяет сформировать структуру этапов и задач, задать их временные рамки, указать исполнителей. Процесс планирования автоматизируется при помощи связывания задач. Решение поддерживает самые распространенные типы связей: «окончание-начало» и «начало-начало». Позволяет задать опережение и запаздывание для связей.
Карточка задачи в Редакторе проектов
Каждый этап и каждая задача проекта представляет собой запись справочника в системе Directum. Карточка задачи содержит всю необходимую информацию:
- детальное описание и позиция задачи в проекте;
- плановые даты начала и окончания;
- работники, ответственные за исполнение;
- электронные документы, связанные с задачей.
Управление жизненным циклом проекта
Бизнес-решение поддерживает управление полным жизненным циклом проекта: от его инициации и до официального закрытия и подведения итогов. Решение позволяет автоматизировать следующие процессы при помощи workflow:
- инициация проекта;
- завершение проекта.
Инициация проекта
Процедура инициации проекта направлена на согласование условий и необходимости проведения проектной кампании в целом. Основным документом, содержащим ключевые характеристики и ограничения проекта, является устав, генерируемый автоматически. В ходе процедуры инициации устав проекта направляется на согласование куратору и заданным дополнительным согласующим, затем документ утверждается уполномоченным лицом. Автоматизированный бизнес-процесс запускается автоматически при смене стадии проекта на «Инициализация».
Схема процесса согласования проекта
Завершение проекта
Процедура завершения проекта предусматривает согласование итогового отчета куратором и дополнительными согласующими, а затем окончательное утверждение документа. Автоматизированный бизнес-процесс запускается при переводе проекта на стадию «Завершение». После подписания итогового отчета проект Руководитель проекта переводит его на стадию «Завершен», и проект становится недоступным для изменения.
Документационное обеспечение
Решение позволяет стандартизировать форматы проектных документов благодаря использованию типовых шаблонов и форм. Для каждого вида документа можно задать один или несколько шаблонов, которые могут быть использованы при его создании. Устав проекта формируется автоматически, что сокращает время, требуемое на подготовку проектных документов, и снижает вероятность ошибки.
При создании нового проекта в системе создается папка проекта с заданной структурой.
Для проектных документов используется специальная карточка, имеющая необходимые реквизиты для последующего поиска и идентификации документов в системе.
Статистика и аналитика
Один из показателей качества управления проектом – наличие отчетов. Для удобства мониторинга ключевых показателей проектной деятельности компании предусмотрены следующие отчеты:
- Состояния проекта – формируется по конкретному проекту и содержит основные параметры, необходимые для контроля исполнения работ.
- Сводная таблица по проектам – аккумулирует информацию по всем имеющимся проектам компа-нии, удовлетворяющим заданным параметрам.
Основные изменения относительно прошлой версии решения
При разработке новой версии были учтены технические и технологические недочеты прошлой версии, а также пожелания пользователей данного решения. Основные улучшения были реализованы по следующим направлениям:
- расширение функционала Редактора проектов;
- простота настройки и использования;
- интерфейс;
- быстродействие и стабильность;
- адаптация под Directum 4.9.1 и 5.0.
Редактор проектов
Одним из ключевых изменений «Акелон Проекты» в сравнении c предыдущей версией является то, что теперь планирование проекта полностью осуществляется в Редакторе проекта.
Основные изменения:
- Редактор проектов не привязан к конкретной версии Directum.
- Работа с Редактором проектов осуществляется в offline режиме.
При вызове Редактора проектов из карточки проекта в Directum, данные выгружаются во временный файл, с которым редактор и работает. На время работы Редактора проектов проект в Directum блокируется.
После закрытия редактора данные из файла импортируются в Directum, сам файл удаляется, а с проекта в Directum снимается блокировка.
Можно вручную экспортировать проект из Directum в файл, запустить Редактор проектов и работать с проектом
- Добавлена возможность замены назначений на задачи проекта.
- Возможность копирования-вставки этапов и задач с учетом связей.
- Связи задач можно изменять/удалять по двойному клику на соответствующих стрелках.
- Возможность перемещения Drag&Drop этапов и задач в таблице.
- Возможность отмены последних действий.
- В таблице отображаются номера этапов и задач в структуре проекта.
Простота и удобство использования
Основное изменение в плане удобства и простоты состоит в том, что в Редакторе проектов реализован весь функционал, который нужен руководителю проекта для планирования. В предыдущей версии решения руководителю проекта при планировании приходилось переключаться между Редактором проектов и справочниками Directum.
Редактор проектов позволяет работать с проектом локально. Руководитель проекта может вносить изменения в план проекта при отсутствии подключения к сети, а в момент, когда подключение станет доступным, импортировать план в Directum.
Улучшен внешний вид Редактора проектов. Реализован ленточный интерфейс в стиле Directum 5.0.
Быстродействие и стабильность
Повышено быстродействие работы Редактора проектов. Для проекта, в котором более 1000 задач, время открытия составляет менее 10 секунд. Для сравнения, в прошлой версии решения время открытия аналогичного проекта составляло бы более 30 секунд.
