«АгроИнвест» будет управлять документами и поручениями в Directum RX
Специалисты «МайТэк» и Управляющей компании холдинга «АгроИнвест» приступили к совместному внедрению системы Directum RX. Планируется автоматизация процессов канцелярии, организационно-распорядительной документации и договорной деятельности. На начальном этапе в системе будут работать порядка 50 сотрудников управляющей компании, в перспективе подключатся специалисты других организаций группы
Группа компаний «АгроИнвест» осуществляет сельскохозяйственную деятельность, связанную с растениеводством, животноводством и производством сельскохозяйственной продукции на территории Нурлатского и Аксубаевского районов Республики Татарстан. В состав группы компаний входят 6 организаций.
Координация, управление и контроль за деятельностью всех предприятий и агрофирм осуществляется головным офисом — УК «АгроИнвест», расположенным в г. Казань,
В апреле текущего года Генеральным директором УК «АгроИнвест» поставлена задача по внедрению в деятельность холдинга инструмента контроля за исполнением поручений, задач и документов, нацеленного на повышение эффективности работы структурных подразделений центрального офиса, а затем и всей группы компаний.
Конкурентный выбор осуществлялся между системами Directum и Docsvision. По итогам тестирования и знакомства с ними, Управляющая компания остановилась на облачной версии системы – Directum RX. Отличительной особенностью данного программного продукта является простота внедрения и экономия финансовых ресурсов, поскольку не требуется покупка дополнительного серверного оборудования, программного обеспечения и выделение дополнительных помещений для установки указанной техники.
Проект внедрения осуществляется совместными силами специалистов компании «МайТэк» и УК «АгроИнвест» и предполагает автоматизацию и оптимизацию следующих процессов, что позволит решить ряд задач:
- Регистрация входящих документов, вынесение и контроль резолюций.
Позволяет осуществлять организационную работу с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение); регистрацию документов с присвоением номеров, позволяющих идентифицировать ответственное за подготовку должностное лицо и структурное подразделение; отправку зарегистрированных документов на рассмотрение, вынесение резолюции по документу; отправку поручений ответственным исполнителям и контроль их исполнения. Также реализуется возможность выдача бумажных копий и оперативного установления местонахождения оригиналов документов.
- Работа с исходящими документами
Процесс позволит сократить сроки и оптимизировать работу по подготовке, согласованию, подписанию, регистрации и отправке исходящих документов как в бумажном, так и в электронном виде, в том числе через сервисы юридически значимого электронного документооборота.
- Ведение архива электронных документов
Наличие архива позволит Управляющей компании создавать и хранить различные виды неструктурированных документов (офисных приложений, графических материалов, медиафайлов и прочих). Также реализуется возможность автоматизированного ведения истории работы с документами, полнотекстовый и атрибутивный поиск документов, организация структурированного хранения информации.
- Работа с приказами, распоряжениями и служебными записками
При внедрении данного процесса УК «АгроИнвест» получит возможность разрабатывать и согласовывать проекты документов, подписывать их как электронной, так и собственноручной подписью, регистрировать и отправлять на ознакомление.
Для получения базовых знаний и навыков работы в системе электронного документооборота для высшего управленческого состава и рядовых сотрудников УК «АгроИнвест» организованы обучающие курсы на учебной площадке компании «МайТэк». Преподаватели продемонстрируют сотрудникам УК «АгроИнвест» имеющиеся возможности системы и обучат навыкам практической работы с её элементами – постановка и контроль задач, выполнение поручений, согласование договоров и организационно-распорядительных документов – всё это необходимо для успешного начала функционирования Directum RX.
В настоящее время проект внедрения находится в активной стадии. Ведется изучение и проектирование процессов. По завершении проекта и успешной эксплуатации в УК «АгроИнвест» систему планируется тиражировать на предприятия, входящие в холдинг.
