Directum в Славнефть-Мегионнефтегаз: управление закупками в сфере нефтедобычи

Компания МайТэк, генеральный партнер Directum, завершила еще один этап автоматизации документооборота в ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз». Теперь все закупочные процессы предприятия от формирования потребности до проведения тендерных процедур и подписания контрактов непрерывны и взаимосвязаны: информация в систему вводится единожды, соблюдаются сроки заключения договоров, контролируется исполнение бюджета.

Открытое акционерное общество «Славнефть-Мегионнефтегаз» (ОАО «СН-МНГ») является основным нефтегазодобывающим предприятием компании «Славнефть». К основным видам деятельности ОАО «СН-МНГ» относятся доразведка нефтегазовых месторождений, бурение и эксплуатация скважин, добыча нефти и газа. Предприятие осуществляет разработку нефтегазовых месторождений в Нижневартовском и Сургутском районах Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. По итогам 2015 года (с учетом договоров на оказание операторских услуг) на месторождениях, эксплуатируемых ОАО «СН-МНГ», объем добычи составил 15,433 млн тонн нефти.

С осени 2013 года предприятие приступило к поэтапному переходу на электронный документооборот. Итогом первой фазы работ стала автоматизация процессов управления договорными документами. На следующем этапе руководство компании приняло решение об автоматизации закупочной деятельности предприятия.

Предпосылки автоматизации

За 2015 год на предприятии уже оформлено 2500 заявок на закупку, и накопился большой объем сопроводительной документации. Управление закупками компании охватывает 800 пользователей в 14 территориально разнесенных филиалах и включает в себя множество контролируемых параметров:

• соблюдение сроков подачи заявок и потребностей;
• своевременность заключения договоров;
• процент исполнения потребностей и заявок;
• эффективность контрактования;
• процент проведения конкурентных закупок;
• воздействие инфляции.

Финансовые риски в сочетании с особенностями проведения закупочной процедуры на предприятии и высокой трудоемкостью подготовки аналитических отчетов способствовали принятию решения об автоматизации процесса.

Решение задач закупочной деятельности                                             

Эксперты компании МайТэк совместно со специалистами ОАО «СН-МНГ» провели детальный анализ закупочных процессов предприятия. По результатам исследования заказчику было предложено решение «Управление закупками», разработанное на основе бизнес-решения «Directum: Управление тендерами».

Планирование общей потребности в работах и услугах

Производственные службы на основании бизнес-плана формируют сводную потребность в закупке услуг по направлениям деятельности, учитывая долгосрочные, переходящие и планируемые на текущий год объемы. Каждый месяц производится корректировка потребности в соответствии с данными из справочников в разрезе инициаторов закупок и владельцев бюджетов.

В Directum утвержденная потребность предварительно подписывается, после чего приложением к ней автоматически формируется лист согласования. Сроки подачи заявок и начала работ рассчитываются в системе с учетом нормативных сроков контрактования.

Подача и согласование заявок на закупку

Заявки на закупку формируются по готовым шаблонам и основываются на данных из справочников. При подаче заявки система проверяет суммы на соответствие бюджету, а также сверяет сроки начала и окончания работ в заявках и в утвержденной потребности. При превышении суммы потребности система уведомляет об этом ответственных сотрудников.

Создание и согласование предложений делать оферты (ПДО)

Заявки на проведение тендерной комиссии по утверждению ПДО и выбору контрагента формируются автоматически, при этом система оперативно отслеживает решение Тендерного комитета
ОАО «СН-МНГ» по выбору контрагентов. На следующем этапе осуществляется рассылка документов участникам тендера и сбор оферт, победители выбираются только среди аккредитованных контрагентов.

Аккредитация контрагентов

Вся информация по аккредитации контрагентов хранится в специальной базе данных. Документы по процессу – бланки об успешной/неуспешной аккредитации, о неполном пакете документов – формируются автоматически. При этом система контролирует сроки окончания аккредитации. После проверки контрагенты получают уведомления по электронной почте.

Организация и проведение тендерных процедур

Для документов по процедуре – запросов и заявок на проведение заседания тендерной комиссии, повесток и протоколов заседаний, бюллетеней голосования – в системе настроены автозаполняемые шаблоны, благодаря чему заметно ускорился процесс подготовки документации.

Перед заседанием участники Тендерного комитета получают для ознакомления пакеты необходимой документации. Взаимодействие комитета с удаленными подразделениями ведется в электронном виде. В системе Directum пользователи могут запрашивать недостающие документы, направлять технические части оферт производственным подразделениям на проведение экспертизы, а коммерческие части – на экспертизу стоимости в отдел финансово-экономического контроля. По результатам проведения тендера сотрудникам подразделений автоматически высылается уведомление, а ответственным сотрудникам – информация о победителе для последующего заключения договора.

Процессы в системе взаимосвязаны: автоматический обмен данными между справочниками обеспечивает единый ввод и синхронизацию информации. В итоге сокращается время на обработку данных и снижается вероятность ошибок.

Результаты и впечатления

Несмотря на высокую сложность, широкий охват и трудоемкость проекта, в результате внедрения был получен эффект, который превзошел первоначальные ожидания заказчика:

• безошибочность расчетов сумм заявок и потребностей;
• непрерывность и прозрачность закупочных процедур;
• полное и правильное оформление всех видов документов;
• строгое соблюдение внутренних регламентов проведения закупочных процедур. 

Проект комментирует владелец процесса закупки услуг, Дмитрий Потапов:

«Внедрение модуля «Управление закупками» позволило еще раз комплексно взглянуть на весь процесс закупочной деятельности и оценить, какие его отдельные этапы требуют оптимизации. В рамках проекта внедрения мы актуализировали некоторые регламенты, а система Directum, в свою очередь, выступила удобным инструментом, позволяющим строго контролировать их соблюдение. Теперь практически полностью исключен человеческий фактор ошибок в расчетах, или неполнота предоставляемой документации. Специалистами компании «МайТэк» совместно со специалистами ОАО «Славнефть-Мегионнефтегаз» разработаны отчеты, позволяющие отслеживать статус фактического исполнения заявок на закупку и анализировать общий план закупок. При этом существенно сократилось время на их формирование».

В настоящее время решение «Управление закупками» переведено в промышленную эксплуатацию. Проектная команда приступила к опытной эксплуатации процессов канцелярии, организационно-распорядительной документации (ОРД), работы с совещаниями, заседаниями и обращениями граждан и организаций.