ГК «ЛокоТех» управляет электронным документооборотом с помощью ECM-системы Directum
Внедрение ECM-системы Directum в крупном федеральном холдинге «ЛокоТех» – один из масштабных проектов в практике российского интегратора «МайТэк», в ходе которого автоматизированы 5 000 пользователей, 25 бизнес-процессов в 150 бизнес-единицах холдинга. Эффект от внедрения – это экономия, полученная от оптимизации процессов и ухода от бумажного документооборота, выражающаяся в миллионах рублей в год.
О заказчике
ООО «Локомотивные технологии» (ГК «ЛокоТех») − компания, интегрирующая управление активами АО «Желдорреммаш», ООО «ТМХ-Сервис», ООО «ТМХС-Лизинг», ООО «Торговый дом МХС», ООО «АВП Технология» и ООО «ЛокоТех-Промсервис». Всего в состав Группы компаний входят порядка 150 бизнес-единиц, в числе которых 10 локомотиворемонтных заводов и 92 сервисных депо, отвечающих за техническое обслуживание свыше 15 000 локомотивов на всем их жизненном цикле. Штатная численность превышает 60 000 человек.
По итогам 2015 года «Локомотивные технологии» вошли в наиболее авторитетные рейтинги России:
- 80-е место в рейтинге «200 крупнейших частных компаний России» по версии журнала Forbes
- 126-е место в рейтинге «500 крупнейших компаний России» по версии журнала РБК
- 130-е место в рейтинге RAEX-600 рейтингового агентства «Эксперт»
Потребность и предпосылки внедрения ECM-системы в ГК «ЛокоТех»
Укрупнение ГК «ЛокоТех» и ежегодно возрастающий объем неструктурированных документов, необходимость эффективного управления корпоративным контентом в территориально-распределенной среде определили необходимость в гибкой, многофункциональной и технологичной ECM-системе, которая:
- могла органично вписаться в концепцию единого информационного пространства и стать частью корпоративного коммуникационного потока
- позволила наиболее оптимально выстроить бизнес-процессы и укрепить горизонтальные и вертикальные связи между компаниями Холдинга
- стала агрегатором информации из разных систем
Кроме того, будущая ECM-система должна была соответствовать современным условиям ведения бизнеса и обеспечивать работу сотрудников при удаленном доступе с различных мобильных устройств.
Что было важно?
Для ECM-системы были выделены следующие ключевые требования:
 |
МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ В КОРОБКЕ стояла задача по автоматизации более 20 бизнес-процессов |
 |
ОТКРЫТОСТЬСИСТЕМЫ предстояло настроить «глубокую» интеграцию в 8-мью различными ПП холдинга |
 |
МАСШТАБИРУЕМОСТЬ И ГИБКОСТЬ планировалось тиражировать ECM на региональные компании холдинга |
 |
ВЕБ-ДОСТУП И МОБИЛЬНЫЕ РЕШЕНИЯ разъездной характер работы требовал удаленного управления процессами |
Рабочей группой был составлен шорт-лист, куда вошли 6 ЕСМ-систем – лидеров российского рынка. По результатам анализа была выбрана ECM-система Directum, как одна из самых функциональных, удобных и технологичных в своем классе. Поставщиком решения выступила компания «МайТэк» – интегратор с большим опытом в области консалтинга и автоматизации бизнес-процессов на базе Directum.
Стратегические цели проекта
«ЛокоТех» - это 250 пунктов присутствия по всей территории Российской Федерации в 8 часовых поясах. Когда в Москве начинается рабочий день, в Хабаровске он уже заканчивается. Поручениям, отправленным в центральном аппарате в Москве, необходимо было пройти путь от кабинета генерального директора, через всю структуру компании попасть исполнителю, к примеру, в Уссурийске на другом конце страны. На всем пути следования процесс должен быть максимально прозрачным, и, главное, контролируемым.
В ходе исследования специалисты «МайТэк» совместно с рабочей группой заказчика выделили стратегические цели проекта:
 |
связать потоки коммуникаций головного офиса и территориально распределенных по всей России компаний Холдинга |
 |
организовать эффективный онлайн контроль исполнения поручений на всех уровнях управления |
 |
снизить загрузку административно-управленческого персонала |
 |
сократить время и стоимость на доставку документов и поручений конечному исполнителю и увеличить скорость исполнения и принятия решений |
 |
повысить уровень исполнительской дисциплины |
 |
сделать процессы быстрыми и легко адаптируемыми к постоянному развитию |
 |
выявить стратегически важные процессы, автоматизация которых позволит экономить деньги и время |
 |
выйти на полностью безбумажный документооборот |
Функционал системы
На текущий момент автоматизировано 25 бизнес-процессов:
Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно выносить множественные резолюции и оперативно осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия.
Ход проекта
Проект был реализован в 3 этапа:
- Пилотный проект в УК «Локомотивные технологии»» и 4 дочерних компаниях в Москве.
- Тиражирование Directum в АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис».
- Функциональное развитие системы во всех компаниях холдинга.
Первая фаза проекта стартовала в марте 2014 года. За 3,5 месяца в Управляющей компании и 4 дочерних организациях, расположенных в Москве, был реализован пилотный проект и создано шаблонное, легко тиражируемое решение по основным процессам: работа с поручениями, работа с исходящими письмами, рассмотрение входящей документации, управление договорными документами, работа со служебными записками, приказами, распоряжениями, заявками в IT и управление доверенностями. Охвачено 300 пользователей.
С октября 2014 по декабрь 2015 гг. система тиражирована на уровень административно-управленческого аппарата двух крупных дочерних компаний холдинга - АО «Желдорреммаш» и ООО «ТМХ-Сервис», - заменив работавшие там системы – 1С: Документооборот и DocsVision. Выполнена конвертация исторических данных. Общее количество пользователей достигло 900 человек. Расширен функционал системы. Сделаны первые шаги к зарождению безбумажного межкорпоративного документооборота.
С декабря 2015 года по март 2016 года система тиражируется до конечного пользователя всех компаний холдинга. Количество сотрудников, работающих в Directum, приближается к 5 000.
С марта 2016 года стартовала 3 фаза проекта, в рамках которой продолжает расширяться функционал системы и автоматизируются такие процессы, как запрос неквалифицированной подписи, получение квалифицированной ЭП, работа с заявками на получение технической документации, согласование должностных инструкций, согласование карт КПЭ, работа с заявками на коммерческие предложения, согласование сметной документации и другие.
В настоящее время ЕСМ-система продолжает развиваться функционально, автоматизируются новые бизнес-процессы, среди которых управление рекламациями и работа по претензионной деятельности, конкурсные процедуры, интеграция с КСНСИ по блоку HR и многие другие.
В августе 2016 года холдинг полностью переводит в электронный вид весь межкорпоративный обмен документами, а это служебные записки, протоколы совещаний, рекламации, внутренние договоры, заявления на отпуск и прочие документы.
Итоги и эффекты проекта
Об итогах проекта рассказывает генеральный директор ООО «Локомотивные технологии» Алексей Белинский:
