Тюменские строители обновили ЕСМ-систему

Крупное строительное предприятие ООО «Мостострой-12», завершило внедрение ЕСМ-системы Directum. В результате 25 структурных подразделений организации работают в едином информационном пространстве. Интегратором проекта выступил генеральный партнер Directum – компания «МайТэк».

Ситуация

Развитая организационная структура предприятия требовала:

	создания ЕДИНОГО ИНФОРМАЦИОННОГО ПРОСТРАНСТВА для эффективной работы 25 подразделений с входящей, исходящей, внутренней, договорной документацией по единым нормативам и стандартам
	ОПТИМИЗАЦИИ ВНУТРЕННИХ ПРОЦЕССОВ, повышения их прозрачности и настройки удобного взаимодействия сотрудников
	ПОВЫШЕНИЯ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЫ И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ
	СОБЛЮДЕНИЯ РЕГЛАМЕНТОВ прохождения согласования документов
	ОБЕСПЕЧЕНИЯ РЕЖИМА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ доступа к документам
	ФОРМИРОВАНИЯ НОВОЙ КУЛЬТУРЫ работы с электронными документами, снижения репутационных рисков

Для решения данных задач в компании «Мостострой-12» был осуществлен переход на электронный документооборот. Однако первоначально выбранная компанией СЭД не закрывала потребности предприятия в части функционала и удобного интерфейса. Также необходимо было поддерживать ее в рабочем состоянии, адаптировать в соответствии с развивающимися бизнес-процессами предприятия.

Выбор

Комплексная ECM-система должна была отвечать следующим критериям:

	ОТКРЫТОСТЬ И ФУНКЦИОНАЛЬНОСТЬ: планировалось регулярно расширять функционал, в т.ч. своими силами
	НАЛИЧИЕ ВЕБ-ДОСТУПА: в связи с разъездным характером работы существовала необходимость управлять процессами удаленно
	НАЛИЧИЕ ГОТОВОГО КОННЕКТОРА К 1С: предстояло объединить и нормализовать 5 баз 1С в разрезе контрагентов, работников и подразделений

В процессе выбора новой ЕСМ-системы был изучен опыт построения эффективного электронного документооборота в строительных компаниях, и на основе положительных отзывов партнеров определен очевидный лидер – система Directum. Исполнителем работ выбрана компания «МайТэк», как интегратор, успешно реализовавший несколько проектов в строительном бизнесе.

Анализ задач

Перед проектной командой исполнителя были поставлены задачи по автоматизации следующих процессов:

Канцелярия и ОРД	Договорные процессы	Внутренние регламенты		Тендерные процессы		Совещания
	Интеграция с учетной системой 1С8				Миграция данных  из предыдущей СЭД «Глобус» в Directum

Все перечисленные задачи необходимо было решить в довольно сжатые сроки. Такое по плечу только компании, имеющей в своем арсенале большой опыт реализации крупных проектов и использование отточенной технологии внедрения.

Решение

В процессе внедрения Directum проектной командой «МайТэк» были использованы самые успешные решения предыдущих проектов в части возможностей:

ИСПОЛНЕНИЕ ПОРУЧЕНИЙ

• создание множественной резолюции с выделением ответственных и неответственных исполнителей;
• включение контролирующих подразделений по исполнению поручений через создание матриц.

Матрица определяется на основании автора поручения и включает контроллеров в процесс там, где необходим дополнительный контроль в части сроков, исполнителей и качества исполнения поручения, например, поручения генерального директора.

Использование матриц также успешно было использовано в других процессах – согласовании всех видов ОРД и договорных документов. Система вычисляет необходимые критерии при запуске задачи либо в процессе ее движения и в рамках типового маршрута добавляет необходимый функционал в части согласования и выполнения необходимых действий участниками процесса.

Использование матриц позволяют легко и самостоятельно поддерживать систему не только администраторам СЭД, но и, например, юристам в части согласования договорных документов.

ТЕНДЕРНЫЕ ПРОЦЕДУРЫ

Участие в тендерах для строительной компании имеет определяющее значение, в частности в «Мостострой-12» количество участников данного процесса достигает 24 человек из 9 различных служб и отделов. К тому же процесс подготовки тендерной документации сам по себе трудоемкий и всегда ограниченный по времени.

В рамках проекта автоматизации процесс был разделен на два этапа:

СОЗДАНИЕ ЗАЯВКИ НА УЧАСТИЕ В ТЕНДЕРЕ	СОГЛАСОВАНИЕ И ОТПРАВКА ЗАЯВКИ НА УЧАСТИЕ В ТЕНДЕРЕ
Для хранения данных по заявкам на участие в тендерах используется справочник Тендеры. В карточку заносятся основные характеристики, включая стоимостные показатели и технические данные.	Все участники процесса оперативно и в любой момент могут получить достоверную информацию о местонахождении заявки, а также такие данные о тендере, как форма и период проведения торгов, сроки исполнения работ по тендеру, заявившиеся участники, лимитные цены и победители тендера.

ДОГОВОРНЫЕ ПРОЦЕССЫ

Были реализованы с помощью:

• удобной и многофункциональной карточки записи справочника;
• логично-выстроенного мастера действия, по этапам прохождения которого имеются контекстные подсказки, которые облегчают работу пользователя.

Также в ходе проекта были автоматизированы процессы по:

• обработке входящей документации;
• работе со служебными записками,
• созданию и согласованию исходящей корреспонденции;
• реализована интеграция с 1С.

О результатах и масштабах проекта

25 подразделений головной компании	2 удаленных филиала	Более 200 пользователей

Проект комментирует директор по ИТ и информационной безопасности ООО «Мостострой-12» Войленко Алексей:

«Информационные технологии предоставляют множество возможностей современному предприятию, начиная с оптимизации внутренних процессов и заканчивая взаимодействием с внешними структурами и расчетом эффективности итоговых показателей. Более того, технологии становятся все более доступными и, чтобы сохранить лидерство на рынке, необходимо качественно использовать и своевременно расширять их функционал. Именно с этой целью мы приняли решение о смене старой системы документооборота на современную ЕСМ-систему Directum. Она позволяет комплексно подойти к процессу автоматизации и обладает широким функционалом для решения всех поставленных задач.  Хотелось бы выразить благодарность компании «МайТэк» за технологичный и комплексный подход при решении поставленных задач.

Поручения выдаются в электронном виде, благодаря чему стало проще отслеживать результат их выполнения. Реализована интеграция с 1С и проведена конвертация исторических данных из СЭД «Глобус».

Еще до окончания мероприятий по внедрению системы заказчик инициировал развитие автоматизации таких важных процессов как согласование дополнительных бюджетов и согласование тендерной документации. Это свидетельствует о высокой степени удовлетворенности заказчика, о том, что ожидания руководства, участников проектной группы и пользователей системы были удовлетворены, поставленные задачи выполнены успешно, а эффект от внедрения системы стал очевиден.