Автоматизация внутренних процессов в ООО «Ак Барс Торг» на базе Directum

Успешно реализован проект внедрения системы Directum в крупнейшей торговой сети магазинов «Пятерочка». Работы по внедрению осуществлялись сертифицированным партнером Directum по Приволжскому федеральному округу – компанией МайТэк, при активном сотрудничестве с проектной группой заказчика.

О компании

ООО «Ак Барс Торг» - крупнейшая сбытовая сеть магазинов экономичного класса «Пятерочка» в Республике Татарстан, которая ведет свою историю на рынке розничной торговли с 2004 года. На сегодняшний день торговая сеть насчитывает порядка 150 магазинов в крупнейших городах республики: Казани, Нижнекамске, Набережных Челнах, Альметьевске, Зеленодольске, Елабуге. Ежегодно компания открывает около 25 новых точек продаж.

Сайт компании: http://www.e5domain.ru/

Ситуация

За последние годы торговая сеть магазинов «Пятерочка» значительно выросла. Вследствие этого, значительно увеличился объем документооборота как с поставщиками и партнерами, так и внутри самой компании. Очевидно, что при таких масштабах компании достаточно трудно контролировать исполнение выданных поручений. Причем вопрос повышения исполнительской дисциплины являлся приоритетным для руководства. Еженедельно в компании вручную готовился отчет по исполнению поручений генерального директора.

При таком развитии ситуации ведение традиционного бумажного документооборота уже не в полной мере обеспечивало выполнение высоких стандартов к качеству работы с документами.

Будучи передовой компанией с высококвалифицированным персоналом и современным стилем управления, Ак Барс Торг сделала ставку на использование новейших технических и технологических решений для автоматизации и оптимизации работы с документами. Руководство компании понимало, что в условиях жесткой конкуренции подобная стратегия будет дополнительным преимуществом. Поэтому было принято решение о необходимости внедрения системы класса ECM.

Выбор

Изучив опыт предприятий, уже использующих у себя систему электронного документооборота, выбор был сделан в пользу ECM-системы Directum. Руководство предприятия отметило для себя в качестве преимуществ оптимальный функционал и удобный интерфейс системы. Немаловажным требованием при выборе СЭД стала возможность удаленной работы в системе через iPad. Это необходимо для активного участия в рабочем процессе руководителей отделов даже вне офиса.

Анализ задач

Проектная группа определила ряд важных задач, которые предстояло решить в ходе внедрения:

• электронное рассмотрение входящих документов, формирование поручений и контроль их исполнения; • регистрация всех видов документов; • обеспечение легкого электронного взаимодействия сотрудников при исполнении служебных обязанностей; • регламентация и настройка жестких типовых маршрутов для согласования различных документов (письма, служебные записки, приказы, распоряжения и т.д.); • обеспечение дистанционной работы в системе и контроля исполнения работ руководством.

Решение

В ходе проекта с помощью модуля «Управление электронными документами» были автоматизированы процессы создания, хранения и согласования документов. Регистрацию, контроль возврата и местонахождения документов, контроль исполнения поручений и организационно-распорядительной документации обеспечивает бизнес-решение «Классическое делопроизводство». Средствами модуля «Управление деловыми процессами» регламентируются процессы обеспечения взаимодействия между сотрудниками в ходе осуществления ими трудовой деятельности.

Впечатления

«В ходе проекта были разработаны гибкие механизмы для взаимодействия сотрудников, как на местах, так и в режиме удаленной работы через интернет с использованием веб-доступа. Была предложена удобная и информативная система контроля за выполнением поставленных поручений, позволяющая оценивать эффективность работы отдельных сотрудников и подразделений предприятия».

Силантьев Денис, Заместитель управляющего Сбытовой сети по сопровождению Системы информатизации.

Результаты

В результате работы сотрудников в системе значительно возросла исполнительская дисциплина. Существенно снизилась трудоемкость процесса подготовки отчетов по исполнению поручений генерального директора. Сократилось время на поиск документов: если раньше на поиск документа требовалось порядка 7-10 минут, то сейчас на это уходит не более одной минуты. В среднем в два раза сократилось время на подготовку и согласование проектов исходящих писем, приказов и распоряжений. Повысилась прозрачность и технологичность работы компании в целом.

Перспективы

ООО «Ак Барс Торг» планирует поддерживать и развивать систему Directum. В ближайшем будущем стоят задачи по автоматизации всех этапов работы с договорными документами, совещаниями и заседаниями, управления взаимодействием с клиентами.