Directum: Управление тендерами

Решаемые бизнес-задачи

Бизнес-решение «Directum: Управление закупками» автоматизирует внутренние закупочные процессы компании: от планирования и проведения закупок до контроля соблюдения условий заключаемых договоров. Решение упрощает работу организаций, в том числе тех, чья закупочная деятельность регулируется Федеральным законом №223-ФЗ.

Планирование закупки:

• сбор и формирование сводных потребностей от подразделений на закупку товаров, работ и услуг;
• подготовка и утверждение годового плана закупок.

Инициация процедуры закупки:

• уведомление ответственных о необходимости инициировать подготовку к закупочной процедуре;
• организация закупки (тендера);
• подготовка извещения, конкурсной документации и проекта договора;
• создание и ведение реестра закупок (проведенных тендеров) и архива конкурсной документации.

Взаимодействие с участниками закупки:

• регистрация заявок на участие в закупке;
• организация архива присланных предложений;
• обеспечение конфиденциальности информации;
• контроль сроков приема предложений.

Выбор победителя закупки:

• уведомление о наступлении этапов вскрытия конвертов, рассмотрения заявок, подведения итогов;
• оценка предложений и выбор победителя;
• формирование протоколов о рассмотрении заявок и результатах процедуры.

Заключение договора и контроль его исполнения:

• подготовка, согласование и утверждение договора;
• отслеживание исполнения договорных обязательств.

Формирование управленческой отчетности:

• быстрая подготовка отчетов;
• контроль соблюдения сроков закупок.

Работа с бизнес-решением

Планирование закупки

На первом этапе формируется список потребностей в товарах, работах или услугах, на основании которого создается план закупок.

План закупок

После этого ответственный инициирует согласование плана, в ходе которого проверяется соответствие бюджету и актуальность указанных потребностей.

Утвержденный план публикуется вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок».

Инициация процедуры закупки

Удобный механизм напоминаний и оповещений помогает ответственному своевременно начать подготовку к закупочной процедуре: оценить актуальность потребности, проанализировать и объединить связанные позиции в одной закупке.

Затем создается запись справочника «Закупки», в которой указывается информация по лотам, комиссии и порядку размещения закупки.

Чтобы определить даты и условия закупки (тендера), собирается закупочная комиссия. Для удобной и оперативной организации заседаний используется модуль «Управление совещаниями и заседаниями». Утвержденные условия также указываются в карточке справочника.

Запись справочника «Закупки»

Для быстрой подготовки конкурсной документации в системе используются шаблоны – они определяют начальное содержимое документа. Документы можно создать непосредственно из карточки справочника и дополнительно привязать к закупке – так вся документация по закупке будет всегда под рукой. Готовый комплект документов ответственный может отправить на согласование и утверждение.

На основании информации, указанной в карточке справочника, система автоматически формирует уведомления, благодаря которым ответственные вовремя выполняют требования закона 223-ФЗ, например, публикуют извещение о закупке и сопутствующую документацию на официальном сайте РФ «Портал закупок» и электронной торговой площадке.

Рассмотрение заявок на участие в закупке и выбор победителя

Заявки регистрируются в справочнике «Заявки на участие» в закупке. В заявке указывается исчерпывающая информация по предложению подрядчика: наименование закупки, лота, название организации, цена предложения, отметки о выполнении требований конкурса.

Заявка на участие

Система сама напомнит ответственному о приближении срока вскрытия конвертов, рассмотрения заявок и выбора победителя. После этого повторно организуется совещание, где комиссия принимает окончательное решение. Затем заявка победителя тендера вручную указывается для соответствующего лота в справочнике «Закупки».

Принятое решение фиксируется в протоколе и отправляется на утверждение председателю комиссии. Протоколы, созданные на всех этапах работы комиссии, публикуются вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок» и электронной торговой площадке.

Заключение договора и контроль его исполнения

Для автоматизации закупок в части заключения договора используется модуль «Управление договорами». Подписанный договор указывается в справочнике «Закупки» для соответствующего лота.

В процессе заключения, исполнения или оплаты по договору подтверждающие документы вручную публикуются на официальном сайте РФ «Портал закупок» и на электронной торговой площадке.

Формирование отчетности, анализ

В системе можно быстро выгрузить специальный отчет по закупкам и проанализировать выполнение плана. Отчет формируется в виде сводной таблицы и содержит информацию по срокам закупок и сотрудникам, нарушающим план.

Результаты анализа могут быть наглядно представлены в виде таблиц, графиков и диаграмм. Для этого используется контрольная панель модуля «Управление показателями эффективности».

Формирование отчетности, анализ

По требованию 223-ФЗ все регламентирующие отчеты публикуются вручную на официальном сайте РФ «Портал закупок».

Бизнес-эффект

Бизнес-решение «Directum: Управление закупками» обеспечивает эффективное управление закупочной деятельностью предприятия и помогает:

• сократить общие расходы на планирование и проведение закупки;
• упростить подготовку конкурсной документации;
• ускорить проведение закупочных процедур и выбор поставщика;
• быстро сформировать обязательную и управленческую отчетность;
• соблюсти сроки исполнения процедур закупки и избежать штрафов за просрочку.